Początek roku dla służby bhp to intensywny czas. Inspektorzy bhp planują programy, które mają poprawić poziom bezpieczeństwa, określają też cele bhp dla organizacji. Działania obowiązkowe służby bhp zostały określone w różnych przepisach. W artykule przypominamy zatem najważniejsze terminy, jakich należy przestrzegać. Ale harmonogram pracy behapowca zawiera także inne terminy, które zależą od pojawiających się zdarzeń. Przypominamy wszystkie z nich.

„Sprawozdanie Z-10 o warunkach pracy za poprzedni rok należy złożyć do 15 lutego”.

„Przeglądy techniczne budynków wykonuje się z częstotliwością coroczną i pięcioletnią”.

„Nie wszystkie środki ochrony indywidualnej można sprawdzać samodzielnie. Część z nich wymaga posiadania dodatkowej wiedzy lub uprawnień”.

„Pracodawca ma obowiązek posiadać rejestr wypadków przy pracy od pierwszego dnia działalności”.

„Kartę badań i pomiarów czynników szkodliwych sporządza się po dokonaniu pierwszych pomiarów środowiska pracy”.

Odnosząc się do obowiązujących przepisów, dokumentację można podzielić na:

• taką, którą sporządza się tylko w ściśle określonych terminach, czyli np. corocznie, lub
• dokumentację sporządzaną w zależności od zdarzenia, jakie wystąpiło, np. wypadek przy pracy, pomiary środowiska pracy.

W artykule omówiono oba rodzaje takiej dokumentacji.

Dokumentacja ze ściśle określonymi czasookresami

W tabeli 1 dokonano zestawienia dokumentacji, której zarządzaniem zajmuje się głównie służba bhp. Dokładne daty na spełnienie obowiązków zostały określone w przepisach.

Tabela 1. Dokumentacja bhp z corocznymi terminami

Lp.	Dokumentacja	Termin	Komentarz
1.	Informacja o substancjach chemicznych, ich mieszaninach, czynnikach lub procesach technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym	Do 15 stycznia następnego roku	Pracodawca, u którego występują czynniki rakotwórcze, składa coroczną informację o substancjach chemicznych, ich mieszaninach, czynnikach lub procesach technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym.Sprawozdanie przesyła się do właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego oraz właściwego okręgowego inspektora pracy
2.	Dane do deklaracji ZUS IWA	Do 31 stycznia następnego roku	Formularz ZUS IWA to informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe.Dane przekazywane są przez dział kadr. Natomiast dział bhp udostępnia informację o wypadkach przy pracy oraz określa liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia.Za warunki zagrożenia należy rozumieć pracę na stanowiskach pracy, gdzie zostały przekroczone parametry NDS i NDN czynników szkodliwych.Odnośnie do wypadków przy pracy, podaje się ogólną liczbę wypadków z podziałem na wypadki: ciężkie i śmiertelne
3.	Sprawozdanie Z-10 o warunkach pracy za poprzedni rok	Do 15 lutego za poprzedni rok kalendarzowy	Pracodawca, który ma obowiązek złożenia sprawozdania ZUS Z-10, otrzymuje takie powiadomienie drogą elektroniczną za pomocą portalu GUS.Zazwyczaj powiadomienie pojawia się w systemie w grudniu bieżącego roku.Druk zawiera następujące punkty:zagrożenia czynnikami szkodliwymi i niebezpiecznymi dla zdrowia na stanowiskach pracy, na których zostały przekroczone obowiązujące normy (na podstawie przeprowadzonych aktualnych badań i pomiarów),pracownicy zatrudnieni w warunkach zagrożenia (stan na 31 grudnia),działania profilaktyczne w danym roku sprawozdawczym – ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy,świadczenia z tytułu pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia i uciążliwych,odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
4.	Analiza stanu bhp	Brak jasno wskazanego terminu w przepisach.Zazwyczaj analizę sporządza się na początku roku (w styczniu, lutym, a najpóźniej do końca pierwszego kwartału roku)	Przepisy nie precyzują zawartości tego dokumentu. W analizie często uwzględnia się następujące zagadnienia:Informacje ogólne.Profilaktyczna opieka zdrowotna.Szkolenia z zakresu bhp.Wypadki przy pracy i zdarzenia potencjalnie wypadkowe.Choroby zawodowe.Komisja bhp.Służba bhp.Badania środowiska pracy.Kontrole zewnętrzne.Ochrona pracy kobiet i młodocianych.Prace szczególnie niebezpieczne.Ryzyko zawodowe.Stan techniczny obiektu.Ocena warunków pracy.Uwagi końcowe.Analizę przekazuje się pracodawcy
5.	Przegląd sprzętu ppoż.	Rok od ostatniego przeglądu lub częściej zgodnie z zaleceniami producenta	Urządzenia przeciwpożarowe oraz gaśnice przenośne i przewoźne podlegają przeglądom technicznym co najmniej raz w roku.W praktyce to najczęściej dział bhp sprawdza w trakcie audytów bhp, czy gaśnice i pozostałe wyposażenie ppoż. posiadają aktualny przegląd.Zlecaniem przeglądów i pilnowaniem terminów zajmuje się co do zasady specjalista ds. ppoż.
6.	Przeglądy techniczne budynków	Przeglądy techniczne budynków wykonuje się z częstotliwością coroczną i pięcioletnią	Za organizację przeglądów technicznych budynków nie odpowiada służba bhp, ale powinna wiedzieć, że istnieje obowiązek wykonywania takich przeglądów.Z częstotliwością coroczną dokonuje się przeglądów:elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu,instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska,instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych).Częstotliwość pięcioletnia obejmuje:sprawdzenie stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu budowlanego, estetyki obiektu budowlanego oraz jego otoczenia; kontrolą powinno być objęte również badanie instalacji elektrycznej i piorunochronnej w zakresie stanu sprawności połączeń, osprzętu, zabezpieczeń i środków ochrony od porażeń, oporności izolacji przewodów oraz uziemień instalacji i aparatów
7.	Przeglądy wyposażenia hali, np. regałów magazynowych	Każde wyposażenie podlega przeglądowi technicznemu, informacja o terminie jest ujęta w instrukcji użytkowania	Informację o częstotliwości przeglądu regałów magazynowych należy zweryfikować w instrukcji producenta.Co do zasady przeglądy organizuje kierownik magazynu.Służba bhp sprawdza w trakcie audytów bezpieczeństwa, czy wyposażenie przeznaczone do magazynowania posiada aktualny przegląd techniczny
8.	Przeglądy środków ochrony indywidualnej oraz środków ochrony zbiorowej	Stan techniczny środków ochrony indywidualnej powinien być regularnie kontrolowany.Jak często przeprowadzać kontrole i w jaki sposób wyjaśnia instrukcja użytkowania.Nie wszystkie środki ochrony indywidualnej można sprawdzać samodzielnie.Część z nich wymaga posiadania dodatkowej wiedzy lub uprawnień	Niektórzy producenci środków ochrony indywidualnej do pracy na wysokości zastrzegają sobie prawo do realizowania fabrycznych przeglądów swojego sprzętu. W takiej sytuacji we wskazanym terminie pracodawca dostarcza producentowi używane ŚOI

Dokumentacja na potrzeby zdarzenia

Dokumentację sporządzaną na potrzeby określonej sytuacji określa tabela 2.

Tabela 2. Zadania służby bhp po zdarzeniu

Lp.	Dokumentacja	Termin	Komentarz
1.	Protokół powypadkowy	W ciągu 14 dni od zgłoszenia zdarzenia	Pracodawca ma obowiązek sporządzić protokół powypadkowy, każdorazowo po otrzymaniu od pracownika zgłoszenia wypadku.Wzór protokołu i zasady prowadzenia postępowania określają przepisy
2.	Karta statystyczna GUS	Część pierwszą przekazuje się w terminie do 15. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, w którym został zatwierdzony protokółpowypadkowy lub w którym sporządzono kartę wypadku.Drugą część karty sporządza się w ciągu 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu lub karty wypadku	Każdy zdarzenie uznane za wypadek przy pracy musi zostać zarejestrowane w GUS w postaci karty statystycznej wypadku
3.	Rejestr wypadków przy pracy	Pracodawca ma obowiązek posiadać rejestr wypadków przy pracy od pierwszego dnia działalności	Rejestr wypadków przy pracy to zestawienie wszystkich zdarzeń, które rozpatrywano w odniesieniu do definicji wypadku przy pracy.Uwzględnia się zdarzenia uznane za wypadek przy pracy i zdarzenia, które nie spełniły definicji wypadku przy pracy.Obowiązujące przepisy określają co powinien zawierać rejestr, tj.:imię i nazwisko poszkodowanego,miejsce i datę wypadku,informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego,datę sporządzenia protokołu powypadkowego,stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy,datę przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy,liczbę dni niezdolności do pracy,inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego
4.	Karta wypadku w drodze do pracy/z pracy do domu	W ciągu 14 dni od zgłoszenia zdarzenia	Jeżeli pracownik ulegnie wypadkowi podczas powrotu do domu z pracy lub jadąc do pracy, pracodawca ma obowiązek przeprowadzić postępowanie powypadkowe. W tym celu sporządza się kartę wypadku.Wzór karty został określony w przepisach
5.	Rejestr chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby	Pracodawca prowadzi rejestr od pierwszego dnia rozpoczęcia działalności	Obowiązek prowadzenia rejestru wynika z przepisów Kodeksu pracy, ale sam w sobie nie określa dokładnie, jakie dane rejestr powinien uwzględniać.Zazwyczaj w rejestrze zapisuje się:imię i nazwisko pracownika chorego na chorobę zawodową lub podejrzanego o taką chorobę,stanowisko, staż pracy na tym stanowisku,datę stwierdzenia choroby zawodowej lub zgłoszenia podejrzenia o taką chorobę,datę i numer decyzji państwowego inspektora sanitarnego,nazwę lub numer statystyczny choroby zawodowej,skutki choroby zawodowej,datę wysłania zawiadomienia o skutkach choroby zawodowej do instytutu medycyny prac oraz właściwego inspektora sanitarnego,wnioski w zakresie poprawy stanu bhp, jeżeli choroba powstała wskutek pracy w tym zakładzie pracy
6.	Karta badań i pomiarów czynników szkodliwych	Kartę badań i pomiarów czynników szkodliwych sporządza się po dokonaniu pierwszych pomiarów środowiska pracy	Wzór karty badań zawiera rozporządzenie w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.Dokument wypełnia się każdorazowo po przeprowadzeniu pomiarów środowiska pracy
7.	Rejestr czynników szkodliwych	Rejestr czynników szkodliwych uzupełnia się raz w roku (w bieżącym roku za rok poprzedni)	Wzór dokumentu zawarty jest w rozporządzeniu w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.Wypełnia się go dla każdego stanowiska pracy, na którym występują czynniki szkodliwe, niezależnie od tego, czy ich dopuszczalny poziom został przekroczony
8.	Rejestr prac, których wykonywanie powoduje konieczność pozostawania w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym (lub reprotoksycznym)	Rejestr sporządza się zawsze, kiedy w procesie pracy występują czynniki rakotwórcze lub mutagenne	Dokument powinien zawierać co najmniej:wykaz procesów technologicznych i prac, w których substancje chemiczne i ich mieszaniny lub czynniki o działaniu rakotwórczym lub mutagennym są stosowane, produkowane lub występują jako zanieczyszczenia bądź produkt uboczny, oraz wykaz tych substancji chemicznych i ich mieszanin oraz czynników wraz z podaniem ilościowej wielkości produkcji lub stosowania,uzasadnienie konieczności stosowania substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, o których wcześniej,wykaz i opis stanowisk pracy, na których występuje narażenie na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym,liczbę pracowników narażonych na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, w tym liczbę kobiet,określenie rodzaju substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym powodujących narażenie, drogę i wielkość narażenia oraz czas jego trwania,rodzaje podjętych środków i działań ograniczających poziom narażenia na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym
9.	Rejestr pracowników narażonych na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym (lub reprotoksycznym)	Rejestr pracowników narażonych na czynnik rakotwórczy i/lub mutagenny sporządza się równoległe z rejestrem prac, o którym była mowa wcześniej	Rejestr musi zawierać co najmniej:datę wpisu do rejestru,imię, nazwisko pracownika oraz jego stanowisko pracy,numer PESEL, a w przypadku jego braku – numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.Dokument przechowuje się co najmniej 40 lat
10.	Ewidencja substancji chemicznych	Stosując substancje niebezpieczne, pracodawca jest obowiązany posiadać ich spis, co wynika to z przepisów kp	Zgodnie z kp niedopuszczalne jest stosowanie substancji niebezpiecznej, mieszaniny niebezpiecznej, substancji stwarzającej zagrożenie lub mieszaniny stwarzającej zagrożenie bez posiadania aktualnego spisu tych substancji i mieszaninoraz kart charakterystyki, a także opakowań zabezpieczających przed ich szkodliwym działaniem, pożarem lub wybuchem
11.	Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych	Każdy pracodawca, u którego występują prace szczególnie niebezpieczne, musi sporządzić wykaz takich prac	Rodzaje prac uznanych jako szczególnie niebezpieczne zostały uwzględnione w rozporządzeniu w sprawie ogólnych przepisów bhp. Nie jest to wykaz zamknięty, pracodawca sam ocenia i decyduje, jakie inne dodatkowe prace są pracami szczególnie niebezpiecznymi.Prace szczególnie niebezpieczne według rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp:roboty budowlane, rozbiórkowe, remontowe i montażowe prowadzone bez wstrzymania ruchu zakładu pracy lub jego części,prace w zbiornikach, kanałach, wnętrzach urządzeń technicznych i w innych niebezpiecznych przestrzeniach zamkniętych,prace przy użyciu materiałów niebezpiecznych,prace na wysokości

• art. 31 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r. poz. 2189 ze zm.),
• § 6 ust. 2 rozporządzenia ministra zdrowia z 26 lipca 2024 r. w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym, mutagennym lub reprotoksycznym w środowisku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1126),
• § 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 109, poz. 704 ze zm.),
• § 3 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 822 ze zm.),
• art. 62 ustawy z 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 725 ze zm.),
• art. 215, art. 235, art. 237 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.),
• § 9, § 16 rozporządzenia Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r. nr 105, poz. 870),
• § 5 rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej z 9 grudnia 2022 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz.U. poz. 2750),
• § 1, § 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 24 grudnia 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad oraz trybu uznawania zdarzenia za wypadek w drodze do pracy lub z pracy, sposobu jego dokumentowania, wzoru karty wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz terminu jej sporządzania (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 924),
• § 18 rozporządzenia ministra zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 419 ze zm.),
• §80 p110 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).