Zakres obowiązków pracownika – forma przekazania może budzić wątpliwości wśród pracodawców oraz osób odpowiedzialnych za dokumentację pracowniczą. Czy konieczne jest jego przekazanie na piśmie? A może wystarczy informacja ustna lub przesłana za pośrednictwem wewnętrznej sieci firmowej? Najnowsze orzecznictwo Sądu Najwyższego (III PSK 26/23) dostarcza jasnych wskazówek i pokazuje, że obowiązki pracownika mogą być skutecznie przekazane również w sposób niematerialny – o ile są jednoznacznie określone i znane obu stronom stosunku pracy. W artykule omawiamy, jakie formy są zgodne z prawem, kiedy mają moc wiążącą oraz jakie znaczenie ma dokumentacja w aktach osobowych.

Czy zakres obowiązków pracownika musi być przekazany na piśmie?

Forma przekazania obowiązków – co dopuszcza prawo pracy?

Zakres obowiązków pracownika a dokumentacja pracownicza – co powinien wiedzieć pracodawca?

Co oznacza orzeczenie SN w sprawie III PSK 26/23?

Korzyści 

Dzięki informacjom zawartym w tym artykule:

• Dowiesz się, w jakiej formie można legalnie przekazać zakres obowiązków pracownika, bez konieczności tworzenia dodatkowych dokumentów – zgodnie z najnowszym orzecznictwem SN.
• Zrozumiesz, kiedy ustne lub elektroniczne przekazanie obowiązków jest wystarczające, co pomoże w optymalizacji wewnętrznych procedur HR i BHP.
• Poznasz interpretację przepisów prawa pracy dotyczącą przekazywania obowiązków, dzięki czemu unikniesz błędów formalnych i ryzyka sporu z pracownikiem.
• Zdobędziesz praktyczne wskazówki, jak dokumentować zakres obowiązków pracownika bez zbędnej biurokracji, np. poprzez intranet czy e-mail.
• Zyskasz pewność, że Twoja organizacja działa zgodnie z prawem, nawet jeśli nie przechowuje pisemnego dokumentu z zakresem obowiązków w aktach osobowych.
• Czy zakres obowiązków pracownika musi być przekazany na piśmie?

W praktyce wielu pracodawców traktuje pisemne przekazanie obowiązków jako niezbędny element dokumentacji pracowniczej. Tymczasem zakres obowiązków pracownika – forma przekazania nie jest jednoznacznie uregulowana w przepisach Kodeksu pracy. Zarówno Kodeks, jak i rozporządzenie w sprawie prowadzenia akt osobowych pracowników nie nakładają obowiązku przedstawienia zakresu zadań w formie pisemnej.

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, szczególnie postanowieniem z 17 stycznia 2024 r. (III PSK 26/23), przekazanie obowiązków pracownikowi może odbyć się również ustnie lub elektronicznie, np. przez intranet. Oznacza to, że pracodawca ma elastyczność co do formy, o ile informacje są kompletne i jasne dla pracownika.

Ważnym aspektem jest także Kodeks pracy – art. 94 pkt 1 wskazuje, że pracodawca jest zobowiązany zaznajomić pracownika z jego obowiązkami i sposobem wykonywania pracy. Jednak nie wskazuje, że musi to nastąpić w formie pisemnej.

Forma przekazania obowiązków – co dopuszcza prawo pracy?

Zakres obowiązków pracownika – forma przekazania może być ustna lub elektroniczna. Prawo pracy nie wymaga, by dokument znajdował się w aktach osobowych. Wystarczy, że pracownik otrzyma jasną i jednoznaczną informację o obowiązkach – np. e-mailem lub przez intranet.

Prawo pracy nie narzuca pracodawcy jednej, sztywno określonej formy przekazania zakresu obowiązków pracownikowi. Zgodnie z art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy, obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie pracownika z jego obowiązkami oraz sposobem ich wykonywania, jednak forma przekazania zakresu obowiązków nie została ściśle uregulowana.

Zdaniem sądu

Jak wskazał Sąd Najwyższy w postanowieniu z 17 stycznia 2024 r. (III PSK 26/23), informowanie pracownika o jego zadaniach może nastąpić ustnie lub za pośrednictwem sieci elektronicznej (np. intranetu). Kluczowe jest, aby przekazana treść była wyraźna, jednoznaczna i dostosowana do kwalifikacji oraz stanowiska pracownika.

Zakres obowiązków pracownika a dokumentacja pracownicza – co powinien wiedzieć pracodawca?

Wielu pracodawców zakłada, że skuteczne przekazanie obowiązków pracownikowi wymaga dołączenia pisemnego dokumentu do akt osobowych. Tymczasem, jak wynika z analizy orzeczenia Sądu Najwyższego (III PSK 26/23), zakres obowiązków pracownika – forma przekazania nie musi mieć charakteru formalnego, by była skuteczna i wiążąca.

Co istotne, nawet elektroniczne przekazanie obowiązków – bez podpisu pracownika i bez dołączenia dokumentu do jego akt osobowych – może być uznane za skuteczne, jeśli treść została zaakceptowana przez obie strony stosunku pracy oraz znajdowała się w wewnętrznych źródłach informacji pracodawcy (np. intranet, system HR).

Ważne

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje, że zakres czynności powinien znaleźć się w części B akt osobowych tylko wtedy, gdy pracodawca wyraźnie określił obowiązki pracownika w tej formie (tj. jako osobny dokument). W przeciwnym wypadku nie istnieje obowiązek jego zamieszczania w aktach – a mimo to taki zakres może mieć pełną moc prawną, jeśli został przekazany w sposób jednoznaczny i został zaakceptowany przez strony.

Dla pracodawców istotne jest zatem, że dokumentacja pracownicza nie musi zawierać zakresu obowiązków, by te były wiążące – o ile obowiązki wynikają z innych źródeł, np. organizacyjnych regulaminów wewnętrznych, ustnych poleceń lub procedur obowiązujących w danej jednostce. Potwierdzają to także wcześniejsze orzeczenia Sądu Najwyższego, które wskazują, że obowiązki mogą być przekazywane również w sposób ustny, z uwzględnieniem specyfiki pracy.

Zdaniem sądu

SN w wyroku z dnia 7 stycznia 1998 r. (I PKN 457/97, OSNAP 1998 r., nr 22, poz. 653), wskazał, że powinność zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz ze sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 KP) może być zrealizowana również w formie informacji ustnej, której treść uwzględnia charakter pracy i skalę jej złożoności, a także wykształcenie i zawodowe doświadczenie pracownika.

Taka interpretacja znacząco poszerza katalog dopuszczalnych form komunikacji, co może być szczególnie przydatne w środowisku pracy zdalnej lub rozproszonej terytorialnie. Dla celów dowodowych warto jednak udokumentować przekazanie treści – np. poprzez e-mail lub potwierdzenie zapoznania się z informacją w systemie wewnętrznym

Ważne

Z perspektywy organizacyjnej warto jednak zapewnić, aby informacja o zakresie obowiązków była czytelna, dostępna i utrwalona w systemie – np. jako wpis w platformie intranetowej, elektroniczne polecenie lub komunikat e-mail. Taka praktyka ułatwia udowodnienie, że pracownik znał i akceptował przypisane mu obowiązki, co może być kluczowe w razie sporu sądowego.

Co oznacza orzeczenie SN w sprawie III PSK 26/23?

Postanowienie Sądu Najwyższego z 17 stycznia 2024 r. (sygn. III PSK 26/23) stanowi ważną interpretację przepisów dotyczących przekazywania obowiązków pracowniczych. Choć skarga kasacyjna w tej sprawie nie została przyjęta do rozpoznania, uzasadnienie decyzji zawiera istotne wskazówki dla pracodawców i działów HR.

SN jednoznacznie stwierdził, że przekazanie obowiązków pracownikowi może nastąpić ustnie lub za pośrednictwem sieci komputerowej, np. intranetu, o ile zapewniono pełną, jasną informację o zakresie obowiązków. Tym samym, zakres obowiązków pracownika – forma przekazania nie musi być formalnie udokumentowana w aktach osobowych, jeśli przekazanie odbyło się w sposób zrozumiały i skuteczny.

W praktyce oznacza to, że:

• brak podpisanego dokumentu w aktach osobowych nie wyklucza skutecznego ustalenia obowiązków pracownika,
•  elektroniczne przekazanie obowiązków – np. w formie wiadomości e-mail lub ogłoszenia w systemie wewnętrznym – jest wystarczające,
• pracodawca nie musi każdorazowo formalizować obowiązków w odrębnym dokumencie, jeśli wynikają one z obowiązującego porządku organizacyjnego.

Dla służby BHP, HR oraz kadry zarządzającej to jasny sygnał, że prawo pracy dopuszcza elastyczność w formie komunikacji z pracownikiem, o ile obowiązki są realnie wykonywane, a pracownik ma świadomość ich zakresu. Orzeczenie może mieć również wpływ na sposób dokumentowania relacji pracowniczych, zwłaszcza w kontekście zdalnej i hybrydowej organizacji pracy.

Podsumowanie: 

Zakres obowiązków pracownika – forma przekazania to zagadnienie, które w praktyce kadrowej i organizacyjnej ma duże znaczenie. Orzeczenie SN w sprawie III PSK 26/23 potwierdza, że nie tylko pisemne, ale również ustne i elektroniczne formy przekazania obowiązków mogą być uznane za skuteczne i wiążące. Kluczowe jest, by pracownik został w sposób jednoznaczny poinformowany o zakresie swoich zadań, niezależnie od formy, w jakiej ta informacja została przekazana. Pracodawcy powinni zatem zadbać o przejrzystość i dostępność informacji, niekoniecznie w formie drukowanej, ale z zachowaniem zasad rzetelności i jasnej komunikacji.