Pracodawca, niezależnie od powierzenia monitorowania sytuacji bhp w zakładzie służbie bhp czy osobie zatrudnionej przy innej pracy, musi mieć wiedzę na temat stanu bezpieczeństwa i higieny pracy. Niezależnie od bieżących meldunków, służba bhp powinna co najmniej raz w roku opracować analizę stanu bhp. To zbiorczy dokument, który podlega weryfikacji przez inspektorów PIP w czasie kontroli. Jego kluczową częścią są propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych, mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy. Jak przygotować taką analizę i kiedy najlepiej?

Warto zapamiętać:

„Bieżące informowanie pracodawcy dotyczące stwierdzonych zagrożeń zawodowych, jak również wnioski zmierzające do eliminacji tych zagrożeń, nie stanowią alternatywy dla okresowej analizy stanu bhp”.

„Okresowa analiza stanu bezpieczeństwa i higieny pracy to rodzaj oceny stanu bezpieczeństwa w zakładzie, jak również pośrednio oceny służby bhp”.

„Analiza stanu bhp obejmuje w większości przypadków dany rok kalendarzowy. Właściwym terminem na jej sporządzenie będzie początek nowego roku, ale nie później niż do końca 1 kwartału”.

„W analizie stanu bhp za 2024 rok należy wyeksponować kwestię dostosowania stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe do nowych wymagań”.

Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo wiąże się z tym, że niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia, każdy pracobiorca powinien mieć zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy z wykorzystaniem wszelkich dostępnych legalnie środków technicznych i organizacyjnych.

Proces pracy powinien być tak zorganizowany, aby jej wykonywanie nie wiązało się w szczególności z niekorzystnymi następstwami zdrowotnymi u osób zatrudnionych oraz innych osób, które mogą się znaleźć w zasięgu wykonywanych obowiązków. Zdrowotne następstwa, które mogą wyniknąć z niewłaściwie zorganizowanej pracy, to w szczególności wypadki – ich kwalifikowaną formą są wypadki przy pracy oraz choroby związane z wykonywaną pracą, w szczególności choroby zawodowe. Organizacja pracy nie może również przyczyniać się do powstania chorób, które formalnie w wykazie chorób zawodowych nie są zawarte, a mają jednak związek z wykonywaną pracą.

Bieżący monitoring w ramach zadań służby bhp

Kodeks pracy jako podstawowe źródło prawa pracy w obszarze bhp reguluje oczywiście strategiczne obowiązki dotyczące bezpieczeństwa. Samo jego przestrzeganie jest niewystarczające. Należy bowiem zwrócić uwagę na liczne rozporządzenia wykonawcze, zarówno stosowane wspólnie wobec wszystkich pracodawców, jak również odnoszące się do poszczególnych branż czy rodzajów prac.

Ważne!

Coroczne sprawozdania z działalności kontrolnej i nadzorczej inspektorów pracy nie pozostawiają złudzeń. Mimo że wiele przepisów z zakresu bhp nie budzi wątpliwości interpretacyjnych, to cały czas duża część pracodawców traktuje problemy bezpieczeństwa pracy wybiórczo, a przepisy – jako niewiążące rekomendacje czy zalecenia, które można stosować wybiórczo.

Należy tutaj kategorycznie podkreślić, że przepisy z zakresu bhp mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Z wyjątkiem wyraźnie przewidzianych odstępstw czy wyłączeń muszą być stosowane przez wszystkich pracodawców.

Zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy wymaga prowadzenia stałego monitoringu w tym zakresie. Im liczniejszy pracodawca, tym problematyka bezpieczeństwa i higieny pracy staje się coraz bardziej złożona. Dużemu pracodawcy trudno sprawować bieżący, bezpośredni nadzór nad warunkami pracy. Uwzględniając strategiczny charakter obowiązków z zakresu bezpieczeństwa, monitoring bezpiecznych warunków pracy ustawowo powierzony jest służbie bhp lub osobom wykonującym jej zadania.

Realizacja bieżącego nadzoru w obrębie bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy to nie tylko prawidłowa realizacja zadań w obszarze bezpieczeństwa osób kierujących pracownikami. Monitoring bezpiecznych warunków pracy to również przeglądy warunków pracy, jak również realizacja pozostałych działań służby bhp w obszarze bezpieczeństwa, w tym analiza skuteczności tych działań.

Niezbędna analiza stanu bhp

Dokumentem, który potwierdza że służba bhp w sposób bieżący monitoruje problematykę bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie jest analiza stanu bezpieczeństwa i higieny pracy. Warto zwrócić uwagę, że obowiązek sporządzania analizy stanu bhp znajduje się na trzecim miejscu w katalogu obowiązków służby bhp, co jednoznacznie wskazuje na rangę wspomnianego zadania.

Zadaniem służby bhp jest oczywiście bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń. Trudno bowiem czekać, że stwierdzone zagrożenia zawodowe miałyby pozostawać bez odzewu do momentu sporządzenia i przedłożenia pracodawcy corocznej analizy stanu bhp. Odmienne założenie prowadziłoby do wniosku, że poinformowanie pracodawcę o zagrożeniach zawodowych dopiero na etapie sporządzania i przedłużenia analizy stanu bhp oznaczałoby akceptację wykonywania pracy w warunkach zagrożeń zawodowych – bez konkretnych propozycji zmierzających do ich eliminacji.

Meldunki nie zastąpią analizy

Wspomniane wcześniej bieżące informowanie pracodawcy dotyczące stwierdzonych zagrożeń zawodowych, jak również wnioski zmierzające do eliminacji tych zagrożeń, w żadnym razie nie stanowią alternatywy dla okresowej analizy stanu bhp.

Przykład:

Pracownicy służby bhp w ramach pisemnych oraz elektronicznych meldunków bieżąco informują pracodawcę o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń. Uwzględniając powyższe, służba bhp stwierdziła, że meldunki sukcesywnie przekazywane pracodawcy stanowią zbiorczą analizę stanu bhp skoro stanowią jednocześnie rekomendacje dotyczące usuwania zagrożeń.

Postępowanie służby bhp należy uznać za nieprawidłowe. Analiza okresowa stanu bezpieczeństwa i higieny pracy stanowi dokument odrębny od bieżącego informowania pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych. Jak najbardziej poszczególne cząstkowe informacje potwierdzające wywiązanie się z obowiązku bieżącego informowania pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych powinny być wykorzystane na potrzeby sporządzenia analizy – jednak nawet zbiorcze zestawienie takich dokumentów i przekazanie ich pracodawcy za określony czas nie stanowi realizacji obowiązku sporządzenia i przedstawienia analizy bhp.

Czym jest okresowa analiza

Nie ma definicji okresowej analizy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy. Można jednak uznać, że stanowi ona rodzaj oceny stanu bezpieczeństwa w zakładzie, jak również pośrednio oceny służby bhp (sprawozdanie z działalności służby bhp). W dużej mierze realizuje ona obowiązki mające przełożenie na stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie oraz oceny osób kierujących pracownikami, które sprawują bezpośredni bieżący nadzór nad procesem pracy w kontekście bezpiecznych warunków wykonywania.

Nie tylko służba bhp sporządza analizę

Obowiązki z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy muszą być realizowane w stosunku do zatrudnionych, niezależnie od liczby pracujących na rzecz danego pracodawcy. Względem mniejszych pracodawców nie ma przepisów uproszczonych, które np. zwolnią pracodawcę z obowiązku związanego z oceną ryzyka czy badaniami profilaktycznymi. Takie odstępstwo jest przewidziane jednak w kontekście obowiązku powołania służby bhp. Zasadą jest, że pracodawca zatrudniający więcej niż 100 pracowników tworzy służbę bezpieczeństwa i higieny pracy, pełniącą funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

W przypadku stanu zatrudnienia nieprzekraczającego 100 pracowników pracodawca nie ma obowiązku formalnego tworzenia komórki bhp. Wówczas zadania służby bhp wykonuje:

• pracodawca (w przypadkach określonych w kodeksie pracy),
• osoba zatrudniona przy innej pracy,
• specjalista spoza zakładu w przypadku braku kompetentnych pracowników.

Z tego wynika, że nie w każdej sytuacji pracodawca może sam wykonywać zadania służby bhp. Są dwie możliwości. Pierwszą i jak najbardziej rekomendowaną jest powierzenie wykonywania zadań służby bhp pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. Przepisy odwołują się do pracowniczej formy zatrudnienia, a nie osoby zatrudnionej na dowolnej podstawie, należy przyjąć, że chodzi o osobę zatrudnioną na podstawie stosunku pracy. Dopiero ostatecznie, jeżeli nie ma osoby, która jest pracownikiem i spełnia właściwe wymogi kwalifikacyjne, istnieje możliwość powierzenia zadań służby bhp osobie z zewnątrz – specjaliście spoza zakładu pracy.

Określenie właściwej struktury służby bhp w kontekście obowiązku i powołania lub możliwości powierzenia jej obowiązków osobie zatrudnionej przy innej pracy, jak również specjaliście zewnętrznemu, ma istotne znaczenie na potrzeby oceny obowiązku sporządzania okresowej analizy stanu bhp. Z przepisów wynika bowiem, że do zakresu działania służby bhp należy w szczególności sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy. Pytanie zatem, czy ten obowiązek jest wyłącznie obowiązkiem służby bhp jako wyspecjalizowanej komórki organizacyjnej, czy dotyczy każdego przypadku wykonywania obowiązków służby bhp niezależnie od tego, kto te obowiązki wykonuje?

Przykład:

Osoba wykonująca zadania służby bhp zatrudniona przy innej pracy, która podjęła pracę w styczniu 2025 roku nie sporządziła analizy stanu bhp za 2024 rok. Jako argument pracownik podał, że nie pracował w 2024 roku. Ponadto uznał, że nie ma obowiązku sporządzania analizy, ponieważ jest to wyłącznie zadanie służby bhp – przepis § 2 rozporządzenia o służbie bhp wskazuje wyraźnie na zakres działania służby bhp.

Postępowanie nowego pracownika wykonującego zadania służby bhp zatrudnionego w nowym roku kalendarzowym należy uznać za nieprawidłowe. Fakt podjęcia zatrudnienia w kolejnym roku w żadnym razie nie zwalnia takiej osoby z obowiązku sporządzenia analizy za rok poprzedni. W żadnym razie nie można przyjąć, że wcześniej nikt nie wykonywał zadań służby bhp i nie pozostawił po sobie niezbędnej dokumentacji na potrzeby sporządzenia analizy. Należy ponadto zauważyć, że jak najbardziej zakres zadań służby bhp dotyczy również osób, które wykonują zadania w sytuacji, gdy pracodawca formalnie nie ma obowiązku tworzenia służby bhp. W szczególności dotyczy to obowiązku sporządzania okresowych analiz stanu bhp.

W praktyce może powstać wątpliwość, gdy zadania służby bhp są wykonywane przez specjalistę spoza zakładu pracy w ramach umowy z firmą zewnętrzną prowadzącą działalność dotyczącą obsługi bhp pracodawców. W takich przypadkach specjaliści spoza zakładu pracy również mają obowiązek sporządzania dla pracodawcy, na rzecz którego wykonują zadania służby bhp okresowych analiz bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ważne!

Na etapie opracowywania umowy cywilnoprawnej ze specjalistą spoza zakładu pracy, który będzie wykonywał obowiązki służby bhp, właściwe postępowanie to wyeksponowanie w zakresie obowiązków specjalisty zewnętrznego zadania polegającego na sporządzaniu okresowych analiz stanu bhp.

Analiza wykonana przez pracodawcę dla… pracodawcy

Nie można też wykluczyć, że pracodawca samodzielnie będzie wykonywał zadania służby bhp. Taka sytuacja jest dopuszczalna, jeżeli pracodawca posiada ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby bhp, a ponadto:

• zatrudnia do 10 pracowników albo,
• zatrudnia do 50 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Wykonywanie obowiązków służby bhp przez pracodawcę samodzielnie może nasuwać wątpliwości co do tego, czy pracodawca taki jest obowiązany niejako sam dla siebie opracowywać analizę stanu bhp i przedkładać ją sobie. Rozstrzygając wątpliwość, należy przyjąć, że żaden przepis nie przewiduje odstępstwa od sporządzenia analizy stanu bhp niezależnie od tego, kto wykonuje obowiązki służby bhp. Tym samym może powstać wrażenie, że pracodawca sam dla siebie powinien opracować analizę zawierającą propozycje konkretnych rozwiązań profilaktycznych, jak również sam sobie ją przedstawić. Tylko że pracodawca, który wykonuje sam zadania służby bhp jest w pełni świadomy tego, co się dzieje w zakładzie pracy w obszarze bhp – może to sugerować, że sporządzanie dla siebie samego takiego dokumentu będzie zbędne.

Niezależnie od tych rozważań, najbezpieczniejszym dla pracodawcy postępowaniem będzie sporządzenie takiej analizy – na wypadek kontroli PIP będzie to jednoznacznie potwierdzało, że pracodawca rzeczywiście panuje nad problematyką bhp w zakładzie.

Należy pamiętać, że sytuacja, kiedy pracodawca nie sporządzi takiej analizy, i tym samym nie zrealizuje zadania służby bhp w sytuacji, gdy sam wykonuje jej zadania, może być różnie oceniana przez organy kontroli i nadzoru. Każdy inspektor jest organem niezależnym, który ma prawo samodzielnie oceniać zastosowane przez pracodawcę odstępstwo od obowiązku sporządzania analizy. Oznacza to, że jeden inspektor będzie stał na stanowisku, że pracodawca nie musi sam dla siebie sporządzać takiej analizy, inny zaś uzna, że nie ma takiego przepisu, który zwalnia z obowiązku sporządzenia analizy stanu bhp niezależnie od tego, kto wykonuje zadania służby bhp.

Wsparcie innych osób

Bez względu na to, czy analiza stanu bhp będzie sporządzana przez służbę, osobę wykonującą zadania służby bhp zatrudnioną przy innej pracy, czy przez specjalistę spoza zakładu pracy, jak najbardziej można przyjąć, że sporządzający analizę mają prawo liczyć na wsparcie w jej sporządzeniu. Oznacza to, że już na etapie projektu analizy można (a nawet warto) zwrócić się do:

• lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami,
• osób kierujących pracownikami – kierowników, mistrzów, brygadzistów,
• społecznych inspektorów pracy.

Niezależnie od powyższego, należy zauważyć, że formalnie żaden przepis bezpośrednio nie zobowiązuje wskazanych osób do uczestniczenia w opracowywaniu analizy. Tyle tylko, że służba medycyny pracy jest na przykład ustawowo zobowiązana do szeroko rozumianego wsparcia i poradnictwa w zakresie organizacji pracy, ergonomii, fizjologii i psychologii pracy. Medycyna pracy jest ponadto właściwa w zakresie czynnego poradnictwa w stosunku do chorych na choroby zawodowe lub inne choroby związane z wykonywaną pracą. Jak najbardziej więc służba medycyny pracy może być właściwa na etapie opracowywania na potrzeby analizy konkretnych działań profilaktycznych – przynajmniej w ramach konsultowania rozwiązań proponowanych przez służbę bhp. Jeżeli określone rozwiązania na przyszłość mają też dotyczyć zakładowego systemu udzielania pierwszej pomocy – wówczas jak najbardziej można oczekiwać w sposób bezpośredni udziału lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami nad kształtem konkretnych propozycji w zakresie usprawnienia systemu udzielania pierwszej pomocy.

Należy też pamiętać, że służba medycyny pracy jest właściwa w procesie oceny oraz aktualizacji oceny ryzyka zawodowego, jak również badań profilaktycznych pracowników. Wiedza w tym zakresie może być przydatna na potrzeby przyszłej analizy bhp.

Nie bez znaczenia jest również wiedza i doświadczenie osób kierujących pracownikami. Warto mieć na uwadze, że osoby takie są obowiązane:

• organizować stanowiska pracy zgodnie z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy;
• dbać o sprawność środków ochrony indywidualnej oraz ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem;
• organizować, przygotowywać i prowadzić prace, uwzględniając zabezpieczenie pracowników przed wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi i innymi chorobami związanymi z warunkami środowiska pracy;
• dbać o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem;
• egzekwować przestrzeganie przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zapewniać wykonanie zaleceń lekarza sprawującego opiekę zdrowotną nad pracownikami.

Uwzględniając powyższe, można przyjąć, że osoby kierujące pracownikami mają kluczową wiedzę w zakresie procesów pracy, które znajdują się pod ich kierownictwem, również w kontekście ewentualnego ich usprawnienia w celu poprawy warunków bhp. Oznacza to, że wszelkiego rodzaju opinie, sugestie propozycje takich osób powinny być uwzględnione na potrzeby sporządzenia analizy bhp.

Działalność społecznych inspektor pracy też może być przydatna na potrzeby sporządzenia okresowej analizy stanu bhp. Należy bowiem pamiętać, że społeczni inspektorzy mają szerokie uprawnienia kontrolne w szczególności w obszarze problematyki bhp. Na tej podstawie mogą również uczestniczyć w opracowywaniu stosownych rozwiązań profilaktycznych na potrzeby analizy bhp. W szczególności społeczni inspektorzy pracy mają prawo:

• kontrolować stan budynków, maszyn, urządzeń technicznych i sanitarnych oraz procesy technologiczne z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy;
• kontrolować przestrzeganie przepisów prawa pracy, w tym postanowień układów zbiorowych i regulaminów pracy, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• brać udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy, zgodnie z przepisami prawa pracy;
• brać udział w analizowaniu przyczyn powstawania wypadków przy pracy, zachorowań na choroby zawodowe i inne schorzenia wywołane warunkami środowiska pracy oraz kontrolować stosowanie przez zakłady pracy właściwych środków zapobiegawczych;
• uczestniczyć w przeprowadzaniu społecznych przeglądów warunków pracy.

Nie rzadziej niż raz na rok

Z przepisów rozporządzenia w sprawie służby bhp wynika jednoznacznie, że analiza stanu bhp powinna być sporządzona co najmniej raz w roku. Pytanie, kto jest właściwy do określenia częstotliwości sporządzania analiz – pracodawca, służba bhp czy osoba wykonująca jej zadania. Przyjmując, że służba bhp, co do zasady, podlega bezpośrednio pracodawcy można uznać, że właściwym do określenia częstotliwości uzyskiwania informacji w ramach analizy będzie pracodawca, a nie np. kierownik wieloosobowej komórki bhp.

W celu uniknięcia wątpliwości rekomendowanym postępowaniem jest jednoznaczne określenie częstotliwości sporządzenia analiz, ze wskazaniem terminów granicznych, w których pracodawca ma prawo oczekiwać ich przedłużenia.

Ważne!

W większości przypadków analiza stanu bhp obejmuje dany rok kalendarzowy. Można przyjąć, że właściwym terminem na jej sporządzenie będzie początek nowego roku – styczeń, nie później niż do końca 1 kwartału.

Wyznaczone przez pracodawcę zasady co do terminu sporządzenia analizy mają oczywiście charakter instrukcyjny, porządkowy. Oznacza to, że w praktyce mogą być modyfikowane w związku z wystąpieniem innych okoliczności.

Przykład:

Pracownik służby bhp ma ustalony na koniec stycznia 2025 roku termin sporządzenia analizy stanu bhp. W styczniu doszło jednak w zakładzie do zbiorowego wypadku ze skutkiem śmiertelnym.

Uwzględniając powyższe oraz poziom skomplikowania postępowania powypadkowego, w tym fakt, że na terenie zakładu pracy dochodzenie powypadkowe będzie prowadzone przez organy PIP oraz prokuraturę, można przyjąć, że jak najbardziej dopuszczalnym postępowaniem będzie przesunięcie terminu sporządzenia oraz przekazania pracodawcy okresowej analizy stanu bhp. Postępowanie powypadkowe będzie miało bowiem charakter priorytetowy.

Treść analizy

Istotną wątpliwością dla praktyki jest właściwa treść okresowej analizy stanu bhp. Wynika to z tego, że rozporządzenie w sprawie służby bhp posługuje się bardzo ogólnym określeniem wskazującym, że analiza powinna zawierać propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy. Niestety innych wskazań w zakresie tego, co powinna zawierać nie ma.

Zgodnie z definicją słowa analiza na gruncie Słownika języka polskiego PWN to rozpatrywanie jakiegoś problemu, zjawiska z różnych stron w celu jego zrozumienia lub wyjaśnienia; też: wyjaśnienie lub opis, będące wynikiem takiego rozpatrywania. Można zatem uznać, że w żadnym razie prawidłowo sporządzona analiza nie będzie wyłącznie zbiorem propozycji przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych, które mają na celu zapobieganie zagrożeniom zdrowia i życia oraz poprawy warunków pracy. Analiza powinna być więc opisem kluczowych problemów dotyczących problematyki bhp, które będą uzasadnieniem do sporządzenia takich, a nie innych wniosków profilaktycznych.

Analiza bhp powinna na wstępie zawierać informacje ogólne ze wskazaniem podstawy prawnej jej sporządzenia, wskazując jednocześnie na częstotliwość, z jaką jest sporządzana. Można jednocześnie tytułem wstępu podkreślić, że pracodawca, niezależnie od opracowanej analizy, jest na bieżąco informowany o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń. Jak najbardziej wszelkie meldunki służby bhp mogą stanowić załącznik do analizy.

Analiza powinna w szczególności odnosić się do następujących kwestii:

• budynki oraz pomieszczenia pracy;
• zakładowe procesy pracy oraz ich organizacja;
• organizacja pracy zdalnej;
• profilaktyczne badania lekarskie;
• szkolenia bhp;
• ocena ryzyka zawodowego;
• wypadki przy pracy i choroby zawodowe;
• badania pomiary czynników szkodliwych;
• realizacja środków prawnych organów kontroli i nadzoru;
• uwagi końcowe.

Źródłami informacji na potrzeby sporządzenia analizy mogą być nie tylko uwagi i spostrzeżenia pracowników służby bhp, lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami czy osób kierujących. Do istotnych źródeł dowodowych na potrzeby sporządzenia analizy zaliczają się:

• dokumentacja techniczna i technologiczna,
• wyniki badań i pomiarów,
• protokoły kontroli sporządzone przez zewnętrzne organy kontroli i nadzoru, takie jak Państwowa Inspekcja Pracy, Państwowa Inspekcja Sanitarna, Urząd Dozoru Technicznego,
• akta osobowe pracowników,
• przekazywane pracodawcy bieżące informacje o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
• programy przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych wpływających na bezpieczeństwo pracy,
• dokumentacja sporządzona na potrzeby postępowań powypadkowych, jak również związana z chorobami zawodowymi,
• dokumentacja związana z oceną ryzyka zawodowego,
• zapisy monitoringu wizyjnego.

Nowe zasady przy pracy z komputerem

Analiza stanu bhp za 2024 rok powinna w szczególności odnosić się do kwestii ujętych w znowelizowanym rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Należy bowiem pamiętać że 2024 rok, a ściślej – termin 17 maja 2024 r. – był datą graniczną, do której pracodawcy mieli czas na dostosowanie stanowisk pracy utworzonych przed dniem wyjścia w życie zmian do rozporządzenia do wymogów zawartych w rozporządzeniu zmieniającym.

Ważne!

W analizie stanu bhp za 2024 rok należy wyeksponować kwestię dostosowania stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe do aktualnych wymagań. Należy to uczynić zarówno w stosunku do komputerowych stanowisk pracy usytuowanych na terenie zakładu pracy, jak również tych, które są usytuowane poza zakładem w ramach pracy zdalnej. Należy pamiętać, że żaden przepis rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitor ekranowy nie wyłącza zastosowania wspomnianego rozporządzenia w stosunku do pracy zdalnej.

Warto również wyeksponować ponowne przeprowadzenie oceny warunków pracy w kontekście zaktualizowanych stanowisk pracy. Ocena warunków pracy komputerowych stanowisk pracy powinna być przeprowadzona zarówno w stosunku do nowotworzonych stanowisk, jak również po każdej zmianie organizacji i wyposażenia stanowisk pracy. Na podstawie oceny pracodawca jest obowiązany podejmować działania mające na celu usunięcie stwierdzonych zagrożeń i uciążliwości.

Uwzględniając powyższe, w analizie za 2024 rok należy odnieść się do rozwiązań profilaktycznych, które zostały ustalone w procesie oceny warunków pracy na stanowiskach wyposażonych w monitor ekranowe.

Przegląd budynków

Jeżeli zakład pracy ucierpiał w zeszłym roku w wyniku powodzi, warto w przedmiocie analizy bhp odnieść się do kwestii przeglądów nieruchomości, w których pracodawcy organizują procesy pracy, przeprowadzonych zarówno przez organy nadzoru budowlanego, jak również z poziomu zakładu pracy.

Forma dokumentu

Przepisy nie regulują w sposób bezpośredni formy okresowej analizy bhp. Forma taka może wynikać pośrednio z przepisu, który wskazuje na obowiązek sporządzenia analizy i przedstawienia jej pracodawcy.

Służba bhp nie jest decyzyjna w zakresie tego, jaką konkretną formę powinna posiadać analiza. W powyższym zakresie powinien decydować pracodawca. Należy wykluczyć oczywiście telefon do pracodawcy czy nawet spotkanie, w ramach którego wyłącznie w formie rozmowy zostaną podjęte rozważania na temat bezpieczeństwa oraz proponowane środki profilaktyczne. Przepis wyraźnie mówi o „sporządzeniu analizy”. Zgodnie z definicją Słownika języka polskiego PWN sporządzić to inaczej wykonać, przygotować coś. Można zatem uznać, że optymalnym postępowaniem będzie sporządzenie analizy w formie papierowej (ostatecznie w formie dokumentu elektronicznego), co jak najbardziej umożliwi formalne przedstawienie takiej analizy pracodawcy. Ma to również istotne znaczenie, jeśli chodzi o kwestie dowodowe na wypadek kontroli PIP.

Przedstawienie pracodawcy

Przepisy mówią o przedstawieniu pracodawcy co najmniej raz w roku analizy stanu bhp. Przedstawienie takie może oczywiście ograniczyć się do formalnego przesłania pracodawcy analizy do zapoznania się, ale zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie przesłanie pracodawcy analizy i następnie spotkanie się z nim. Jak najbardziej analiza może być przedmiotem spotkania konsultacyjnego z pracownikami, jak również posiedzenia komisji bhp, przy uwzględnieniu, że w ramach takiej komisji zasiadają przedstawiciele pracodawcy oraz pracowników, w tym społeczny inspektor pracy oraz lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami.

Szersze gremium umożliwi merytoryczną dyskusję nad treścią analizy, jak również odniesienie się do zawartych w niej rozwiązań profilaktycznych zmierzających do poprawy bezpieczeństwa.

Analiza pod kontrolą PIP

Lektura ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy może dawać wrażenie, że analiza stanu bhp sporządzona przez służbę bhp nie znajduje się w orbicie zainteresowania inspektorów pracy. Taki wniosek może wynikać z tego, że kontrola analizy nie jest bezpośrednio wyeksponowana w przepisie art. 10 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. Należy jednak przyjąć, że skoro art. 10 ustawy o PIP wskazuje, że do zadań PIP należy w szczególności nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy – to analiza jak najbardziej może znaleźć się pod lupą inspektorów.

Obowiązek sporządzenia okresowej analizy stanu bhp wynika jednoznacznie z przepisów rozporządzenia w sprawie służby bhp. Przepisy te stanowią część regulacji dotyczącej problematyki bhp. Tym samym inspektorzy jak najbardziej mają prawo i obowiązek kontrolować fakt, czy służba bhp wywiązuje się ze wszystkich swoich obowiązków, w tym w zakresie sporządzania okresowych analiz stanu bhp.

Przykład:

Zespół inspektorów pracy w ramach kontroli kompleksowej u dużego pracodawcy poprosił osobę wyznaczoną do reprezentowania pracodawcy w czasie kontroli o przedstawienie aktualnej analizy stanu bhp. Osoba upoważniona w imieniu pracodawcy odmówiła, argumentując, że katalog zadań inspektorów ujęty w art. 10 ustawy o PIP nie wskazuje na możliwość kontroli okresowej analizy stanu bhp.

Działanie osoby upoważnionej będzie mogło być potraktowane jako utrudnianie czynności kontrolnych i naruszenie przepisu, zgodnie z którym inspektor ma prawo żądać wszelkich informacji objętych zakresem kontroli. Fakt że kontrola okresowej analizy nie jest bezpośrednio wyeksponowana w art. 10 ustawy o PIP nie oznacza, że inspektor nie ma prawa oczekiwać przedłożenia takiej analizy.

Kontrola okresowej analizy stanu bhp może być częścią kontroli kompleksowej, w ramach której badane są wszystkie zagadnienia z zakresu bhp, jak również prawnej ochrony pracy. Analiza może być również przedmiotem kontroli problemowej, w tym kontroli typowo specjalistycznej nastawionej wyłącznie na funkcjonowanie zakładowych struktur bhp.

Paradoksalnie analiza stanu bhp może być bardzo istotną pomocą dla inspektora. Po zapoznaniu się z jej treścią inspektor zwróci uwagę nie tylko na jej zawartość merytoryczną w kontekście wartości przedstawionych w niej treści z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy, ale również będzie miał pogląd, na co zwrócić szczególną uwagę w czasie kontroli. Oczywiście analiza stanu bhp, która jest dokumentacją „wewnętrznej kontroli” z zakresu bhp przeprowadzanej przez służbę bhp nie będzie bezpośrednim materiałem źródłowym na potrzeby ustaleń nieprawidłowości dokonywanych przez inspektora. Inaczej mówiąc, inspektor, który będzie chciał zweryfikować określone kwestie z zakresu bhp, nie poprzestanie wyłącznie na zawartości analizy okresowej bhp.

W ramach kontroli inspektor zweryfikuje nie tylko częstotliwość opracowywania analiz, ale również jej zawartość ze szczególnym uwzględnieniem propozycji przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy. Inspektor zwróci uwagę na to, czy podjęte w ramach analizy zaproponowane rozwiązania profilaktyczne zostały rzeczywiście wdrożone.

Kontrola wprowadzenia w życie określonych rozwiązań profilaktycznych wynikających z analizy będzie wiązała się z jednym z podstawowych uprawnień inspektora, jakim jest możliwość przeprowadzania wizytacji w obrębie stanowisk pracy. W toku postępowania kontrolnego inspektor ma w szczególności prawo:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego;
• przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy;
• żądania przedłużenia wszelkich dokumentów związanych z kontrolą;
• utrwalania przebiegu i wyników oględzin za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku.

Kontrola obowiązku służby bhp w zakresie analizy bezpieczeństwa wiąże się z obowiązkiem pracodawcy w zakresie zapewnienia inspektorowi warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności w zakresie niezwłoczności przedstawienia żądanych dokumentów i materiałów.

Nieprawidłowości związane z analizą stanu bhp zostaną opisane w protokole z kontroli. Uwzględniając fakt, że przepisy nie określają minimalnych wymagań w zakresie treści analizy – poza propozycjami przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu poprawę bezpieczeństwa – inspektor nie będzie miał za bardzo prawa kwestionować ewentualnych braków. Można jednak przyjąć, że jeżeli analiza nie będzie zawierała kwestii jak najbardziej elementarnych (dotyczących m.in. wypadków przy pracy), to inspektor jak najbardziej zarekomenduje, aby na przyszłość takie zagadnienia ująć w treści analizy. Rekomendacja nie będzie jednak formalnym nakazem administracyjnym, uwzględniając brak podstawy prawnej.

Możliwości inspektora pracy

W związku z nieprawidłowościami dotyczącymi okresowej analizy stanu bhp inspektor podejmie odpowiednie kroki w postaci środków prawnych. Ponieważ uchybienia dotyczące okresowych analiz związane są z przepisami bhp, to inspektor wyda nakazy w formie decyzji administracyjnych. Przedmiotem nakazu mogą być:

• zobowiązanie pracodawcy, aby ten zobligował służbę bhp do wywiązywania się z obowiązku sporządzania i przedkładania analiz bhp co najmniej raz w roku;
• zobowiązanie pracodawcy, aby ten zobligował służbę bhp do ujęcia w okresowych analizach stanu bhp propozycji przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych zmierzających do poprawy warunków pracy.

Jeżeli analiza nie została sporządzona, inspektor będzie miał prawo wydać nakaz jej sporządzenia w wyznaczonym przez siebie terminie, niezależnie od tego, że jest to dokument wewnętrzny opracowywany na potrzeby pracodawcy.

Ważne!

Wszystkie nakazy dotyczące okresowej analizy stanu bhp będą nakazami terminowymi, od których pracodawca będzie miał prawo się odwołać.

W ramach procedury odwoławczej jak najbardziej będzie można podnieść argumenty ujęte na etapie wnoszenia zastrzeżeń do protokołu z kontroli. W przypadku nakazów dotyczących oczywistych kwestii, takich jak częstotliwość analizy, odwołanie nie zostanie uwzględnione. Jeżeli jednak inspektor ocenił analizę jako niekompletną (ale zawierającą np. propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych), odwołanie jak najbardziej warto wnieść – argumentując, że nie ma podstaw prawnych określających szczegółową zawartość merytoryczną analizy.

Zasadą jest, że nakazy wydane przez inspektora dotyczące obowiązków służby bhp, w tym z zakresu sporządzania okresowych analiz stanu bhp, powinny być wykonane. Realizacja takich nakazów nie jest wyłącznie prywatną sprawą pracodawcy. Powinien on poinformować inspektora, który przeprowadził kontrolę w formie pisemnej o tym, że nakazy zostały wykonane w terminie.

Co jednak w sytuacji, gdy inspektor wyznaczył termin na sporządzenie okresowej analizy, a istnieje ryzyko graniczące z pewnością, że nie zostanie on dotrzymany? W takim przypadku w żadnym razie pracodawca nie powinien zachować tej informacji dla siebie. Należy wówczas wystosować pismo informujące inspektora, który wydał nakaz, że ze względów obiektywnych nie było możliwości sporządzenia analizy w terminie wyznaczonym przez inspektora. Jeżeli argumentacja pracodawcy rzeczywiście odwoła się do okoliczności niezależnych od pracodawcy, w tym służby bhp, np. absencja chorobowa pracownika służby bhp czy postępowanie powypadkowe, wówczas inspektor z dużym prawdopodobieństwem wyda nową decyzję, w której określi nowy dłuższy termin na realizację nakazu.

Pracodawca nie powinien mijać się z prawdą. Należy bowiem pamiętać, że każda kolejna kontrola inspektora rozpoczyna się od weryfikacji tego, czy środki prawne wydane wcześniej, w tym decyzje dotyczące okresowych analiz stanu bhp, zostały zrealizowane w sposób prawidłowy. Tym samym każda następna kontrola inspektora ma również charakter kontroli sprawdzającej.

Odpowiedzialność wewnętrzna służby bhp

Pracodawca odpowiada za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie, ponosząc w tym zakresie odpowiedzialność. Na zakres i odpowiedzialność nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy.

Uwzględniając powyższe, może powstać istotne dla praktyki pytanie w zakresie odpowiedzialności pracowników służby bhp w kontekście obowiązku sporządzenia i przedstawiania pracodawcy co najmniej w roku analiz stanu bhp. Oceniając taką odpowiedzialność, można rozstrzygnąć kilka potencjalnie możliwych sytuacji.

Skrajnym przypadkiem będzie oczywiście niesporządzanie analizy stanu bhp i nieprzedstawianie jej pracodawcy. W takim wypadku należy pamiętać, że pracownicy służby bhp ponoszą odpowiedzialność na takich samych zasadach, jak pozostali pracownicy. Powstaje więc pytanie, czy pracodawca ma możliwość ukarania pracownika służby bhp karą porządkową za zawinione niesporządzenie analizy.

Przykład:

Kontrola inspektora pracy wykazała, że jednoosobowa komórka bhp nie sporządza i nie przedkłada pracodawcy corocznych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca w następstwie kontroli postanowił ukarać pracownika karą porządkową wynikającą z Kodeksu pracy, argumentując, że brak sporządzenia i nieprzedstawienie analizy można kwalifikować jako naruszenie przez pracownika przepisów bhp.

Postępowanie pracodawcy może budzić wątpliwości. Kary porządkowe są środkiem dyscyplinującym pracowników w zakresie naruszenia przepisów o charakterze porządkowym, w tym w zakresie przepisów bhp. Można próbować uznać, że naruszenie w postaci braku opracowania oraz przedstawienia pracodawcy okresowej analizy stanu bhp to naruszenie przepisów bhp. Obowiązek taki jest jednak obowiązkiem merytorycznym pracowników służby bhp, a nie obowiązkiem porządkowym.

Uwzględniając powyższe można uznać, że stosowanie kary porządkowej nie będzie prawidłowym postępowaniem w przypadku braku opracowania oraz nieprzedstawienia pracodawcy okresowej analizy stanu bhp.

Sytuacja będzie podobna, jeżeli pracownik służby bhp opracuje analizę na własne potrzeby, ale jej efekt nie będzie optymistyczny w kontekście bezpiecznych warunków pracy w zakładzie i tym samym pracownik nie zdecyduje się przedłożyć takiego dokumentu pracodawcy. Stosowanie kar porządkowych w takim przypadku również może być uznane za nieprawidłowe.

Ważne!

Pracodawca w stosunku do pracowników służby bhp i osób wykonujących jej zadania zatrudnionych przy innej pracy ma prawo przeprowadzić rozmowy dyscyplinujące z tytułu naruszeń dotyczących obowiązku sporządzenia i przedłożenia analiz bhp. Wydaje się, że niesporządzenie takiej analizy oraz nieprzedstawienie jej pracodawcy nie powinno stanowić samoistnej podstawy rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z pracownikiem służby bhp. Powtarzające się problemy z uzyskaniem od służby bhp analizy mogą być jednak przyczynkiem rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Nawet w sytuacji gdy po kontroli inspektora PIP zostanie wystosowany środek prawny w postaci nakazu dotyczącego obowiązku sporządzania i przedkładania pracodawcy okresowych analiz stanu bhp, to pracodawca będzie miał niezależną możliwość dyscyplinowania pracowników służby bhp w tym zakresie – nie odwołując się jednak do wspomnianej odpowiedzialności porządkowej. Sam fakt ujawnienia w czasie kontroli naruszeń związanych z taką analizą i środek prawny w postaci nakazu może być oczywiście wystarczającym „zwróceniem uwagi” pracownikom służby bhp. Pracodawca ma jednak jak najbardziej prawo we własnym zakresie do zobowiązania służby bhp do bezwzględnego przestrzegania obowiązku sporządzania i przedkładania analiz.

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U z 2023 r. poz. 1465 ze zm.),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 1997 r. nr 109, poz. 704 ze zm.),
• ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1712),
• ustawa z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (tekst jedn.: Dz.U. poz. 437),
• ustawa z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 567).