Pytanie

Pracownik zgłosił, że pogorszył mu się wzrok i poprosił o skierowanie na wcześniejsze badania okresowe, ponieważ w dotychczasowym orzeczeniu lekarskim nie było informacji o konieczności pracy w okularach. Pracodawca wystawił skierowanie, a po badaniach okresowych pracownik otrzymał orzeczenie, w którym lekarz stwierdził konieczność pracy przy komputerze w okularach lub soczewkach. Następnie pracownik złożył do pracodawcy: orzeczenie lekarskie, wniosek o dofinansowanie zakupu okularów, fakturę za zakup okularów. Okazało się jednak, że faktura jest wystawiona przed zgłoszeniem potrzeby przeprowadzenia badań okresowych (faktura z sierpnia, zgłoszenie na badania – początek września, badania – połowa września, komplet dokumentów – koniec września).

Czy w takiej sytuacji pracodawca może przyznać dofinansowanie do zakupu okularów i jednocześnie zastosować zwolnienie podatkowe?

ODPOWIEDŹ

W opisanym przypadku decyzja dotycząca refundacji należy do pracodawcy, który może dokonać refundacji na podstawie faktury zakupu wystawionej przed uzyskaniem przez pracownika orzeczenia lekarskiego o konieczności stosowania okularów.

UZASADNIENIE

W myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli wstępnych, okresowych lub kontrolnych, przeprowadzone zgodnie z art. 229 ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Znowelizowane przepisy uzupełniły ten przepis o szkła kontaktowe, o które od lat zabiegało wielu pracowników, a dla których z różnych względów wygodniejsze było stosowanie soczewek.

Ze względu na to, że powyższy przepis jest bardzo ogólny, pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.) powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów, w szczególności kwotę refundacji, czasokres ich używalności, a także ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów.

Przepisy nie ustalają kwoty, jaką pracodawca może przeznaczyć na refundację kosztów poniesionych przez pracownika na zakup okularów lub szkieł kontaktowych. Tym samym decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Istotnym jest, aby jej dolna granica umożliwiała pracownikowi zakup okularów lub szkieł kontaktowych.

Refundacja okularów i szkieł kontaktowych dokonana na zasadach wynikających z przepisów bhp podlega zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania składkami ZUS.

W przypadku, w którym pracodawca w wewnętrznej regulacji nie ustalił, że refundacja kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok jest wypłacana dopiero po uzyskaniu przez pracownika orzeczenia lekarskiego potwierdzającego konieczność stosowania takich okularów, nie ma przeciwwskazań do tego, aby pracownik przedstawiał starsze dokumenty (np. wystawione kilka miesięcy wcześniej). Na tej podstawie pracodawca będzie mógł – jeśli zechce – dokonać stosownej refundacji.