18.10.2024AKTUALNE

---

Choć dziś jeszcze mamy piękną polską jesień – poranki chłodne, ale popołudnia jeszcze ciepłe, to niebawem nadejdą pierwsze przymrozki. Zgodnie z zasadą w zimę musi być zimno, niebawem należy spodziewać się spadku temperatur. W związku z nadejściem zimy pojawiają się często pytania związane z organizacją pracy w niskich temperaturach. Wśród takich zagadnień pojawia się kwestia niskiej temperatury w pomieszczeniu pracy. Czy wówczas pracodawca może zwolnić pracowników wcześniej do domu. Czy pracodawca może sam bez wiedzy osoby odpowiedzialnej za BHP w firmie skrócić czas pracy w danym dniu, jeżeli temperatura w pomieszczeniu spada i jest zimno (praca biurowa)? Czy takie kwestie zawsze powinny być konsultowane ze służbą BHP? Przygotuj się na nadchodzącą zimę, poznaj odpowiedzi na te pytania, aby ułatwić sobie organizację pracy.

Co mówią przepisy o minimalnych temperaturach w miejscu pracy?

Wcześniejsze zwolnienie z wykonywania obowiązków służbowych w razie złych warunków atmosferycznych lub awarii.

Czy skrócenie czasu pracy w danym dniu oznacza mniejsze wynagrodzenie?

Jak udokumentować decyzję o skrócenia dnia pracy?

Korzyści 

Dzięki informacjom zawartym w tym artykule:

• Przygotujesz się na prawidłową organizację pracy w okresie zimowym, na wypadek niskich temperatur w pomieszczeniach pracy.
• Stworzysz procedurę podjęcia decyzji o skróceniu dnia pracy z powodu niskiej temperatury w miejscu pracy.
• W prawidłowy sposób udokumentujesz, na potrzeby kontroli PIP, decyzję o skróceniu czasu pracy w danym dniu.

Już na wstępie trzeba podkreślić, że pracodawca nie ma ogólnego obowiązku konsultowania wszystkich swoich decyzji z pracownikami działu HR (kadr) lub BHP. Pracodawca ma prawo samodzielnie podjąć decyzję o wcześniejszym zwolnieniu pracownika do domu, jeśli uzna, że warunki pracy nie spełniają wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy, np. z powodu zbyt niskiej temperatury w biurze.

Pracodawca może zwolnić pracownika biurowego wcześniej z pracy w ciągu dnia, o ile:

•  Istnieje uzasadniona przyczyna (np. zdrowotna, warunki pracy, sprawy osobiste).
•  Pracodawca zachowa odpowiednią dokumentację.
•  Zastosuje się do przepisów o wynagrodzeniu (pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, jeśli przyczyna zwolnienia leży po stronie pracodawcy).
•  Wcześniejsze zakończenie pracy na wniosek pracownika może być pokryte przez urlop na żądanie lub wiązać się z odpowiednim obniżeniem wynagrodzenia za nieprzepracowany czas.

Uwaga!

Aby zwolnić pracownika biurowego wcześniej z pracy w ciągu dnia, pracodawca musi przestrzegać odpowiednich przepisów prawa pracy oraz zapewnić, że taka decyzja jest uzasadniona i zgodna z wewnętrznymi regulacjami firmy.

Co mówią przepisy o minimalnych temperaturach w miejscu pracy?

Podstawowe przepisy BHP dotyczące temperatury w miejscu pracy określają minimalne dopuszczalne warunki pracy w pomieszczeniach biurowych. Minimalna temperatura w biurze powinna wynosić 18°C (zgodnie z § 30 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy). Jeśli temperatura spada poniżej tej wartości, pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki pracy lub zwolnić pracowników z obowiązku świadczenia pracy, zachowując ich prawo do wynagrodzenia.

Wcześniejsze zwolnienie z wykonywania obowiązków służbowych w razie złych warunków atmosferycznych lub awarii.

Jeżeli powodem tzw. skrócenia dniówki jest zła pogoda, awaria techniczna lub inne niezależne od pracownika czynniki, to:

• pracownikowi przysługuje pełne wynagrodzenie;

• pracodawca musi zapewnić pracownikom bezpieczne warunki pracy lub zwolnić ich z obowiązku świadczenia pracy, nie zmniejszając wynagrodzenia.

Ważne

Oczywiście warto rozważyć konsultację z BHP-owcem w sytuacjach, które dotyczą zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, ponieważ osoba odpowiedzialna za BHP w firmie ma wiedzę i doświadczenie, które mogą pomóc w ocenie ryzyka i podejmowaniu właściwych decyzji.

W praktyce, aby uniknąć nieporozumień i odpowiedzialności, decyzje dotyczące tak istotnych kwestii, jak warunki pracy, powinny być podejmowane z udziałem specjalisty ds. BHP.

Należy jednak pamiętać, że pracodawca może podjąć samodzielnie decyzję o wcześniejszym zwolnieniu pracownika w przypadku zbyt niskiej temperatury. Niemniej jednak warto, aby była ona konsultowana z osobą odpowiedzialną za BHP w firmie, aby spełniała wszelkie wymogi prawne i normy bezpieczeństwa oraz z działem HR, aby odpowiednio rozliczyć dniówkę roboczą.

Podsumowując, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy zgodnie z Kodeksem pracy oraz rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów BHP. W przypadku, gdy warunki pracy nie spełniają minimalnych wymogów, np. temperatura w pomieszczeniu jest zbyt niska lub nie ma odpowiedniego ogrzewania, pracodawca może podjąć decyzję o przerwaniu pracy lub wcześniejszym zakończeniu dnia pracy.

Czy skrócenie czasu pracy w danym dniu oznacza mniejsze wynagrodzenie?

Zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas nie wykonywania pracy, jeśli przyczyna przerwy leży po stronie pracodawcy, np. w przypadku:

•  awarii technicznych,
•  braku dostępu do niezbędnych narzędzi pracy,
•  złych warunków w pomieszczeniach pracy (np. zbyt niska temperatura).

W takim przypadku pracownik nie może być pozbawiony wynagrodzenia, o ile był gotów do pracy, a przeszkody były niezależne od niego. Wynagrodzenie to powinno być równe normalnemu wynagrodzeniu, jakie pracownik otrzymałby za wykonywanie pracy.

Dzienny wymiar czasu pracy nie powinien przekraczać 8 godzin (chyba że jest wprowadzony inny system czasu pracy, np. równoważny system czasu pracy). Jeśli wcześniejsze zakończenie pracy spowoduje, że pracownik nie przepracuje pełnych 8 godzin, ten dzień może być liczony jako pełny dzień pracy pod warunkiem, że przerwa lub wcześniejsze zakończenie wynikają z przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Jak udokumentować decyzję o skrócenia dnia pracy?

Każda decyzja o skróceniu dnia pracy powinna być odpowiednio udokumentowana, szczególnie jeśli wynika z warunków BHP. Osoba odpowiedzialna za BHP w firmie powinna zostać poinformowana o wszelkich zagrożeniach związanych z warunkami pracy, które mogą skutkować decyzją o przerwaniu lub skróceniu czasu pracy. Takie działania są niezbędne, aby zapewnić zgodność z przepisami oraz ochronę pracodawcy w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Ważne

Pracodawca powinien wiedzieć, że w jego interesie jest współpraca z komórką BHP i działem HR ponieważ zwolnienie pracowników ze świadczenia pracy musi być poparte dokumentami.

Dokumentowanie decyzji o skrócenia dnia pracy w 5 krokach.

Krok 1. Wykonanie wiarygodnych pomiarów temperatury w biurze. Ważne jest, aby te pomiary były rzetelne i przeprowadzone w odpowiedni sposób.

1. Zgłoszenie problemu – pracownik lub przełożony może zgłosić, że warunki temperaturowe w pomieszczeniu są nieodpowiednie.

2. Wykonanie pomiarów – pomiary należy wykonać w kilku miejscach biura, najlepiej za pomocą certyfikowanego termometru (np. zgodnego z normami ISO). Pomiary powinny być przeprowadzone na wysokości odpowiadającej stanowiskom pracy (ok. 0,75–1,5 metra nad podłogą).

Jeśli firma ma osobę odpowiedzialną za BHP, zaleca się, aby to ona przeprowadziła pomiar lub nadzorowała jego wykonanie.

Krok 2. Sporządzenie protokołu z pomiaru temperatury.

Wyniki pomiarów temperatury powinny być udokumentowane w formie protokołu pomiaru temperatury. Protokół ten może służyć jako dowód, że warunki w biurze nie spełniają minimalnych wymagań zgodnie z przepisami BHP.

W protokole pomiarów należy zawrzeć:

•  Nagłówek: „Protokół z pomiaru temperatury w biurze”.
•  Data i godzina wykonania pomiaru.
•  Miejsce pomiaru: dokładne pomieszczenia lub obszary biura.
•  Osoba wykonująca pomiar: dane osoby, która przeprowadziła pomiar (może to być specjalista BHP, pracownik techniczny lub inna upoważniona osoba).
•  Wynik pomiaru: odczyty temperatury z różnych miejsc biura.
•  Opis problemu: krótka informacja o przyczynach, które doprowadziły do pomiaru (np. skargi pracowników, widoczne problemy z ogrzewaniem).
•  Podpisy:

•  Osoby wykonującej pomiar.
•  Świadków pomiaru, np. przedstawicieli pracowników lub przedstawiciela BHP.

Krok 3. Notatka służbowa/Zgłoszenie problemu do pracodawcy.

Pracownik lub zespół odpowiedzialny za BHP może sporządzić notatkę służbową lub zgłoszenie problemu skierowane do pracodawcy. Taki dokument powinien informować o zaistniałym problemie z temperaturą w biurze i konieczności podjęcia działań, takich jak:

•  zwiększenie ogrzewania.
•  zwolnienie pracowników z obowiązku świadczenia pracy, jeśli nie ma możliwości natychmiastowego przywrócenia odpowiednich warunków.

Krok 4. Decyzja o zwolnieniu pracowników z obowiązku świadczenia pracy w danym dniu roboczym.

Jeżeli w wyniku pomiaru zostanie stwierdzone, że temperatura w biurze jest poniżej wymaganych 18°C, a problemu nie można natychmiast rozwiązać, pracodawca może zdecydować o zwolnieniu pracowników z obowiązku świadczenia pracy w danym dniu.

W takim przypadku należy sporządzić decyzję lub komunikat informujący pracowników o tymczasowym skróceniu dnia pracy. Taki dokument powinien zawierać:

•  datę i godzinę decyzji;
•  informację, że w wyniku nieodpowiednich warunków temperaturowych (temperatura poniżej 18°C) pracodawca zwalnia pracowników z obowiązku świadczenia pracy;
•  informację o tym, że pracownikom przysługuje wynagrodzenie za ten czas, ponieważ powodem jest problem leżący po stronie pracodawcy (zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy).

Jeżeli problem z temperaturą może trwać dłużej lub stanowi zagrożenie dla zdrowia pracowników, warto zawiadomić osobę odpowiedzialną za BHP w firmie, aby nadzorowała sytuację i podejmowała dalsze kroki. W przypadku dłuższego występowania problemu może być również konieczne zgłoszenie problemu do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), jeśli istnieje podejrzenie naruszenia przepisów BHP.

Krok 5. Podjęcie działań w celu zapewnienie prawidłowych warunków pracy.

Pracodawca powinien również podjąć kroki w celu naprawy sytuacji. Powinien np.:

•  zlecić naprawą systemu ogrzewania;
•  Wynająć/zakupić przenośne urządzeń grzewczych do momentu usunięcia usterki.

Działania te również powinny być udokumentowane w formie:

•  zlecenia naprawy;
•  protokołów naprawy lub poprawy warunków pracy.

Podsumowanie: 

Procedura podjęcia decyzji skróceniu dnia pracy z powodu niskiej temperatury w miejscu pracy.

1. Informacja o niskiej temperaturze na stanowisku pracy.
2. Wykonanie pomiarów temperatury na stanowiskach pracy.
3. Sporządzenie protokołu pomiaru temperatury – dokumentuje niską temperaturę i stanowi podstawę do podjęcia działań.
4. Sporządzenie notatki służbowej lub zgłoszenie problemu – zawiadomienie pracodawcy o zaistniałej sytuacji.
5. Decyzja o zwolnieniu pracowników z obowiązku pracy – formalny dokument informujący o tymczasowym zwolnieniu pracowników z obowiązku świadczenia pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
6. Zawiadomienie inspektora BHP – w przypadku poważniejszych lub długotrwałych problemów.
7. Dokumentacja naprawy – zlecenia i protokoły naprawy lub poprawy warunków pracy.

Dzięki tym dokumentom pracodawca może udowodnić, że podjął odpowiednie kroki zgodne z przepisami prawa pracy i BHP, a także chronić się przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pracowników lub kontrolami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Wydanie jedynie ustnej decyzji „możecie iść do domu” jest niewystarczające, aby prawidłowo rozliczyć czas pracy oraz ewentualnie odpowiadać za wypadki w czasie, w którym pracownicy nie przebywali w firmie.