Nowe przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawców obowiązek wypłacania pracownikom zdalnym ekwiwalentu za ponoszone przez nich koszta, m.in. opłacenia energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych. Jak wysokiej rekompensaty mogą spodziewać się osoby pracujące na “home office”?

Popularność pracy zdalnej i jej definicja w Kodeksie pracy 

Pojęcie pracy zdalnej przez długi czas nie figurowało w Kodeksie pracy. W okresie epidemii korona wirusa taki tryb wykonywania obowiązków zawodowych regulowały specjalne przepisy wprowadzone właśnie ze względu na stan wyjątkowy. Jednak okazało się, że nawet po zakończeniu “lockdownu”, mnóstwo Polaków chciałoby nadal kontynuować pracę w trybie zdalnym lub hybrydowym. 

W wielu branżach tzw. “home office” stał się już niemal standardem, co widać m.in. w ofertach pracy publikowanych na największych portalach z ogłoszeniami w kraju, np. na stronie GoWork.pl. Nie dziwi, więc że trwały pracę nad wprowadzeniem odpowiednich norm prawnych, na stałe organizujących pracę z domu.  

7 kwietnia 2023 roku weszły w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy, które wprowadzają do tej ustawy pojęcie pracy zdalnej i regulują jej zasady. Parafrazując nowe zapisy prawne, praca zdalna to taka forma wykonywania obowiązków zawodowych, którą pracownik świadczy nie w siedzibie danego zakładu czy w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę, ale tam, gdzie wspólnie ustali to z pracodawcą, najczęściej pod własnym adresem zamieszkania. 

Praca zdalna w Kodeksie pracy — najważniejsze zasady na “home office”

Wykonywanie pracy w formie zdalnej wymaga uzgodnienia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Może ono nastąpić w każdym momencie zatrudnienia. Co więcej, zasady dotyczące pracy zdalnej powinny być zawarte w regulaminie pracy danej firmy lub porozumieniu, jakie pracodawca zawiązuje z ze związkiem zawodowym, działającym w jego miejscu zatrudnienia.

Aby wykonywać pracę zdalną, pracownik musi poświadczyć, że dysponuje odpowiednimi warunkami lokalowymi i technicznymi, które umożliwią mu pracę zgodną z zasadami bezpieczeństwa i higieny. Pracodawca może przeprowadzić kontrolę w miejscu pracy zdalnej pracownika, ale wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu takiej wizyty i obustronnym dopełnieniu, aby kontrola nie naruszała prywatności osoby zatrudnionej oraz innych osób zamieszkujących dany lokal.  

Według nowych przepisów pracodawca nie zawsze musi zgodzić się na pracę zdalną swojego podwładnego. Pracownik ma prawo do złożenia stosownego wniosku, ale pracodawca musi uwzględnić tylko dokumenty dostarczone przez kobiety w ciąży; rodziców dzieci, które nie ukończyły 4. roku życia lub są ciężko chore, niepełnosprawne albo wymagają specjalnej ścieżki kształcenia oraz pracowników, którzy sprawują opiekę nad niesamodzielną osobą, która z nimi zamieszkuje.  

Pozostałym pracownikom pozostaje “okazjonalna praca zdalna”. To kolejne pojęcie, jakie wprowadzają nowe przepisy Kodeksu pracy. Taka forma wykonywania obowiązków jest możliwa w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym i wymaga złożenia przez pracownika stosownego wniosku. 

Praca zdalna a obowiązki pracodawcy

Nowe przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę konkretne obowiązki, związane z wykonywaniem przez jego podwładnych pracy zdalnej. Są to m.in.: 

•  Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
•  Zapewnienie instalacji, serwisu i konserwacji niezbędnych narzędzi pracy lub pokrycie związanych z tym kosztów.
•  Pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. 
•  Zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. 

Pracodawca może także zdecydować się na wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu lub ryczałtu, którym zastąpi konieczność samodzielnego zapewnienia niezbędnych materiałów i narzędzi pracy zdalnej. 

Ekwiwalent za pracę zdalną — średnie stawki za prąd i usługi telekomunikacyjne

Powstaje pytanie, jak ustalić wysokość ekwiwalentu, którą pracodawcy są zobowiązani wypłacać pracownikom zdalnym, choćby w postaci rekompensaty za ponoszone przez nich koszta opłacenia energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych. Nowe przepisy Kodeksu pracy nie podają konkretnych kwot, ale wskazują, czym zatrudniający powinien się kierować:  

„Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.”.

Na jaką kwotę w praktyce może liczyć pracownik zdalny? Średnie stawki, już wypłacane pracownikom, to około 30 – 90 zł miesięcznie. Przyjmuje się, że prąd pobierany przez komputer podczas jednej godziny pracy kosztuje pracownika około 30 – 35 groszy. 2,4 – 2,8 zł — tyle zatem średnio kosztuje ośmiogodzinna “dniówka”, a typowy tydzień pracy, składający się z 40 godzin — średnio 12 – 14 zł. 

Do tego trzeba jeszcze doliczyć miesięczne koszta ponoszone za korzystanie z usług telekomunikacyjnych — np. dostęp do Internetu czy telefonu. Jeśli pracownik płaci miesięcznie np. 60 zł, to zakładając, że miesiąc pracy zdalnej na pełny etat to średnio 20 z 30 dni, to ekwiwalent, jakiego można się spodziewać, wynosi około 13,4 zł.