Przełomowe, w szczególności dla pracowników wykorzystujących systemy mobilne, przepisy rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitor ekranowe obowiązują już od 17 listopada 2023 r. Rok obowiązywania nowych przepisów to czas refleksji nad tymi regulacjami ze strony inspekcji pracy. Pod koniec zeszłego roku Główny Inspektor Pracy wydał najnowsze rekomendacje co do stosowania przepisów.

W zależności od rodzaju wykonywanych obowiązków obowiązkiem pracodawcy jest właściwa organizacja pracownikom przestrzeni pracy. Inne wyposażenie otrzyma więc spawacz budowlany, a inne przedstawiciel handlowy czy pracownik biurowy. W każdym z tych przypadków rolą pracodawcy będzie zapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. W tym kontekście na jednym biegunie można umieścić prace szczególnie niebezpieczne, wymagające szczególnego rodzaju nadzoru (np. prace z wykorzystaniem materiałów niebezpiecznych czy na wysokości na przestrzeni otwartej), na drugim – prace wykonywane w biurowych warunkach środowiska pracy. Te ostatnie często oceniane są przez niektórych przedstawicieli zawodów robotniczych jako te, które polegają wyłącznie na relaksowaniu się w wygodnym fotelu w klimatyzowanym pomieszczeniu przed ekranem monitora i nie wiążą się z żadnymi zagrożeniami dla zdrowia.

Praca przed monitorem ekranowym nie jest obojętna dla zdrowia. Obowiązkiem pracodawcy jest stosowanie nie tylko powszechnych regulacji np. zawartych w przepisach rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp, ale w pierwszej kolejności regulacji szczególnych zawartych w rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Ważne!

Praca na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy wiąże się z zagrożeniami dla zdrowia, w szczególności w zakresie obciążeń układu mięśniowo-szkieletowego oraz narządu wzroku. Do tego dochodzą zagrożenia psychospołeczne, w tym stres cyfrowy.

Po 25 latach czas na zmiany

Modyfikacja przepisów rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe dostosowała obowiązujące od 25 lat przepisy do zmian technologicznych.

Zmodyfikowane przepisy uchyliły m.in. definicję systemu komputerowego, dodając jednocześnie przepis, zgodnie z którym przepisów zmodyfikowanego rozporządzenia nie stosuje się do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Bardzo istotną zmianą jest również uzupełnienie przepisu o obowiązek zapewnienia pracownikowi nie tylko okularów lecz również szkieł kontaktowych korygujących wzrok.

Wprowadzono nowy załącznik do rozporządzenia w którym wskazano konkretne rozwiązania, jakie należy zastosować w przypadku stosowania na stanowisku pracy systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy – w takiej sytuacji stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Rekomendacje PIP w zakresie stosowania rozporządzenia

Od czasu wejścia w życie nowych przepisów do Głównego Inspektoratu Pracy wpłynęło kilkadziesiąt zapytań w sprawie stosowania nowych przepisów od obywateli, firm i organizacji.

W pierwszej kolejności PIP zwraca uwagę na wyłączenia rozporządzenia, które nie ma zastosowania do:

• kabin kierowców oraz kabin sterowniczych maszyn i pojazdów,
• systemów komputerowych na pokładach środków transportu,
• systemów komputerowych przeznaczonych głównie do użytku publicznego,
• systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
• kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów,
• maszyn do pisania z wyświetlaczem ekranowym.

Uwzględniając powyższe, przepisów wspomnianego rozporządzenia nie stosuje się do kalkulatorów, kas rejestrujących i innych urządzeń z małymi ekranami do prezentacji danych lub wyników pomiarów, a także do systemów przenośnych nieprzeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

W ocenie PIP istotną kwestią jest zapewnienie pracownikom właściwej korekcji wzroku. Zgodnie z rozporządzeniem pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Zgodnie z poglądem prezentowanym przez PIP zarówno konieczność stosowania podczas pracy, jak i rodzaj zastosowanego w tym zakresie środka, są uzależnione od wskazania lekarza zawartego w orzeczeniu lekarskim z badań przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami.

Ważne!

Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę, że kwestie szczegółowe dotyczące sposobu realizacji zaleceń lekarskich w kontekście zapewnienia korekcji wzroku nie są uregulowane przepisami prawa – sposób ich realizacji nie został wskazany w rozporządzeniu. Oznacza to, że zagadnienia związane z realizacją obowiązku zapewnienia pracownikom okularów i szkieł kontaktowych korygujących wzrok powinny być doprecyzowane w regulaminie pracy lub innych wewnętrznych aktach pracodawcy (np. w zarządzeniu).

W załączniku do rozporządzenia znajdują się rozwiązania, które należy stosować na stanowisku pracy systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. W takiej sytuacji stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Główny Inspektorat Pracy zwraca też uwagę na obowiązki związane z pracą zdalną w kontekście pracy przed monitorem ekranowym. Do obowiązków pracodawcy w przypadku pracy zdalnej wykonywanej całkowicie lub częściowo należy więc:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokrycie innych kosztów niż ww. koszty bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu;
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy zwraca uwagę, że w związku z nowymi wymaganiami rozporządzenia, w zależności od ustaleń poczynionych zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, dotyczących wykonywania przez pracowników pracy zdalnej, pracodawcy powinni zweryfikować poszczególne stanowiska pracy, a w przypadku gdy analiza wykaże, że nie spełniają one obowiązujących wymagań należy podjąć stosowne działania w celu ich dostosowania – należy pamiętać, że wszystkie stanowiska pracy, w tym pracy zdalnej powinny być tworzone zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami bhp.

Ważne!

W odniesieniu do ogółu stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe zapewnione przez pracodawcę meble powinny spełnić wymagania rozporządzenia – zatem nie jest możliwe stosowanie dodatkowych poduszek, podkładek pod plecy itp. i innych rozwiązań mających pośrednio spełnić te wymagania.

Urząd zwrócił również uwagę na kwestie zatrudniania osób niepełnosprawnych przy obsłudze monitorów ekranowych. Jeżeli więc pracodawca dostosowuje stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy do potrzeb osoby z niepełnosprawnością – w pierwszej kolejności należy uwzględnić potrzeby takiego pracownika (mają one pierwszeństwo przed wymaganiami rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitor ekranowe). W ocenie urzędu stanowisko pracy osoby niepełnosprawnej powinno być w pierwszej kolejności dostosowane do indywidualnych potrzeb osoby niepełnosprawnej. Będzie to wymagało ustaleń ze służbą medycyny pracy.