Ryzyko wystąpienia wypadku nie ogranicza się tylko do pracy na terenie zakładu. Pracownicy mobilni oraz ci, którzy pracują w domu, również mogą ulec wypadkom. W takich przypadkach zgłoszenie wypadku wiąże pracodawcę tak samo, jak gdyby do incydentu doszło w zakładzie pracy. Jednak przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadziły pewne uproszczenia odnośnie do procedur powypadkowych, z których można skorzystać. Nie jest to jednak prawny obowiązek pracodawcy. Jakie czynności można zatem pominąć podczas badania wypadków przy pracy zdalnej?

Warto zapamiętać:

„Jeżeli pracownik, który pracuje w trybie hybrydowym uległ wypadkowi na terenie zakładu, to musi przestrzegać przyjętej w zakładzie formy zawiadamiania o wypadku – przyjęta forma zawiadomienia o wypadku zarezerwowana dla pracy zdalnej nie będzie miała wtedy zastosowania”.

„W sytuacji gdy wypadkowi ulega pracownik zdalny – niezależnie od tego, czy pracuje na stałe w trybie zdalnym czy hybrydowo – pracodawca nie może zastosować odstępstwa i stosować uproszczonego trybu w zakresie składu zespołu powypadkowego”.

„Przepisy o pracy zdalnej wprowadziły szczególne rozwiązanie w przypadku, gdy wypadek dotyczy pracownika zdalnego – będzie miało ono pierwszeństwo w stosowaniu przed przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy”.

„14-dniowy termin na sporządzenie protokołu ma charakter terminu instrukcyjnego. Oznacza to, że jego przekroczenie nie spowoduje, że postępowanie będzie nieważne. Naruszenie terminu jest możliwe, powinno jednak wynikać z uzasadnionych przeszkód lub trudności”.

Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy każdemu zatrudnionemu. Wiąże się z tym konieczność prowadzenia bieżącego monitoringu w zakresie bezpieczeństwa, który jest realizowany zarówno przez pracodawcę, osoby kierujące pracownikami jak również służbę bhp – w tym społeczny nadzór nad warunkami pracy – jeżeli w zakładzie pracy funkcjonuje społeczna inspekcja pracy.

Nie od dziś jednak wiadomo, że praca może być wykonywana spoza zakładu pracy. Przez wiele lat w Kodeksie pracy funkcjonowało pojęcie telepracy. W okresie epidemii COVID-19 pojawiła się praca zdalna jako rozwiązanie jeszcze bardziej elastyczne, w ramach którego można było wykonywać szersze spektrum prac niż te, które można przesłać drogą elektroniczną.

Ważne!

Praca zdalna nie jest jednak dla każdego i nie może dotyczyć pracy każdego rodzaju – ograniczeniem jest nie tylko rodzaj wykonywanych prac i wyeliminowanie na przykład tych szczególnie niebezpiecznych w rozumieniu przepisów bhp, ale również fakt, iż praca zdalna odbywa się w warunkach znacznie bardziej obniżonego nadzoru ze strony pracodawcy.

W przypadku pracy zdalnej niezbędne są oczywiście odpowiednie warunki techniczne oraz lokalowe – na pracownika został jednak przerzucony ciężar w zakresie organizacji ergonomicznego stanowiska pracy, co wydaje się być nie do pogodzenia z ogólną zasadą równego traktowania pracowników w zakresie dostępu do bezpiecznych i ergonomicznych warunków pracy.

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Pracą zdalną jest więc:

• praca wykonywana wyłącznie spoza zakładu pracy,
• praca o charakterze hybrydowym – czyli wykonywana naprzemiennie w poszczególnych dniach z domu pracownika, w pozostałych – z poziomu zakładu pracy;
• okazjonalna praca zdalna – w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.

Nie każdy wypadek będzie wypadkiem przy pracy

Przepisy nie dają jednak dowolności w zakresie organizacji pracy zdalnej – również w kontekście bhp oraz ergonomii. Należy ponadto pamiętać, że uprawnieniem pracodawcy jest przeprowadzanie kontroli w szczególności wykonywania pracy zdalnej w kontekście bezpieczeństwa i higieny pracy. Nawet fakt, że praca jest wykonywana w domu lub mieszkaniu pracownika zdalnego – czyli środowisku, które zatrudniony bardzo dobrze zna, nie wyklucza możliwości wystąpienia wypadku.

Paradoksalnie pewien rodzaj rutyny może sprzyjać wypadkom, jak również fakt braku bieżącego nadzoru – czego częstym efektem jest łączenie pracy ze sprawami prywatnymi w ramach czasu pracy. Wszystko to sprawia, że do wypadku z udziałem pracownika zdalnego może jak najbardziej dojść – jednak nie w każdym przypadku będzie istniała podstawa do kwalifikowania zdarzenia w kategoriach wypadku przy pracy.

Za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:

• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
• podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
• w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.

Pracownik zdalny jak najbardziej ma prawo ulegać wypadkom – jednak nie każde takie zdarzenie będzie wypadkiem przy pracy. Inaczej mówiąc – wypadek przy pracy z udziałem pracownika zdalnego będzie wypadkiem – ale nie każdy wypadek będzie mógł być oceniany w kategoriach wypadku przy pracy ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Należy odróżnić wypadek od wypadku przy pracy. Wypadek jako taki nie ma definicji na gruncie przepisów bezpieczeństwa higieny pracy, w tym powypadkowych. Można jednak przyjąć, że jest nim zdarzenie nagłe wywołane przez przyczynę zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć – a brak związku z pracą powoduje, że nie może być oceniany w kategoriach wypadku przy pracy – niezależnie od skutków wypadku.

Warto pamiętać, że przepisy o pracy zdalnej w żadnym razie nie wprowadziły autonomicznej definicji wypadku przy pracy względem pracowników wykonujących pracę w trybie zdalnym. W ich przypadku, aby mówić o wypadku przy pracy również wszystkie cztery cechy tego zdarzenia wynikające z przepisów muszą zostać zachowane.

Nie można wyłączyć stosowania przepisów

Przepisy regulujące problematykę pracy zdalnej zawierają katalog regulacji w obszarze bhp, które nie mają zastosowania do pracy zdalnej. Zasadą jest, że pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy określone w dziale dziesiątym Kodeksu pracy, z wyłączeniem obowiązków określonych w art. 208 § 1, art. 209¹, art. 212 pkt 1 i 4, art. 213, art. 214, art. 232 i art. 233 Kodeksu pracy.

W początkowej fazie obowiązywania przepisów o pracy zdalnej, jeszcze w czasie kiedy funkcjonowała ona poza regulacjami prawa pracy były założenia, zgodnie z którymi wypadki pracowników zdalnych miały być ich prywatną sprawą. Szybko okazało się jednak, że byłoby to nie do pogodzenia z zasadą równego traktowania pracowników – z uwagi na miejsce wykonywania pracy. Wprowadzono natomiast do Kodeksu pracy przepis szczególny dotyczący postępowania wyjaśniającego, na podstawie którego może być ono uproszczone – jednak bez uszczerbku dla prawidłowego wyjaśnienia zdarzenia oraz jego właściwej prawnej kwalifikacji.

Pracodawca oraz pracownik, który ma wykonywać pracę w trybie zdalnym nie mają możliwości umownego wyłączenia poszczególnych przepisów dotyczących problematyki wypadków przy pracy.

Przykład:

Pracownik wnioskuje do pracodawcy o możliwość wykonywania pracy zdalnej wskazując, że umożliwia to zarówno zakres wykonywanych obowiązków, jak również warunki techniczne oraz lokalowe panujące w miejscu zamieszkania. Pracodawca uzależnił zgodę na możliwość wykonywania pracy w trybie zdalnym od oświadczenia pracownika, na podstawie którego zrzeknie się on wszelkich roszczeń względem pracodawcy w sytuacji gdy dojdzie do wypadku.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Żaden przepis nie daje podstaw do tego, aby pracodawca miał możliwość proponowania pracownikowi stosowania odstępstwa od przepisów związanych zarówno ze zgłaszaniem, jak również badaniem okoliczności i przyczyn wypadków. Nawet jeżeli pracownik podpisze wspomniane oświadczenie – z uwagi na fakt, że będzie ono bezprawne, nie będzie wiązało ani pracodawcy, ani pracownika.

Przykład:

Pracodawca uzgodnił z pracownikiem zdalnym, że w sytuacji gdy dojdzie do wypadku pracodawca przyjmie zgłoszenie, ale będzie prowadzone nieoficjalne postępowanie powypadkowe, postępowanie nie będzie kończyło się oficjalnym protokołem, jak również wypadek nie będzie rejestrowany – będzie natomiast przeprowadzane nieoficjalne dochodzenie pracodawcy w zakresie okoliczności i przyczyn zdarzenia tak, aby na przyszłość można było wyeliminować podobne przypadki.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe, przepisy względem pracowników zdalnych nie przewidują nieoficjalnych dochodzeń powypadkowych – poza oficjalną procedurą wynikającą z przepisów. Z przepisów Kodeksu pracy regulujących pracę zdalną wynika, że w razie wypadku przy pracy zdalnej art. 234 oraz przepisy wydane na podstawie art. 237 § 1 pkt 1 i 2 kp stosuje się odpowiednio.

Przepis art. 234 kp stanowi, że w razie wypadku przy pracy pracodawca jest obowiązany:

• podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie,
• zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym,
• ustalić w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn wypadku,
• zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom.

Odpowiednie stosowanie przepisów

Natomiast przepis art. 237 § 1 pkt 1 i 2 kp stanowi delegację ustawową – której efektem jest rozporządzenie wykonawcze do Kodeksu pracy, czyli rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

Czym jest odpowiednie stosowanie przepisów powypadkowych, o którym mówią przepisy dotyczące pracy zdalnej? Pracodawcy mogą mieć wątpliwość, czy chodzi o wybiórcze stosowanie przepisów, czy może o stosowanie przepisów powypadkowych z uwzględnieniem miejsca wykonywania pracy zdalnej, jak również tego, że przepisy o pracy zdalnej nie regulują bezpośrednio w sposób szczegółowy postępowania powypadkowego?

Odnosząc się do powyższego dylematu, należy opowiedzieć się za drugą opcją, która nakazuje stosować przepisy powypadkowe, uwzględniając regulacje szczególne dotyczące pracy zdalnej – nie ma natomiast możliwości przyjęcia, że odpowiednim stosowaniem przepisów powypadkowych będzie możliwość wyłączenia ich stosowania, w tym na przykład odmowa wszczęcia postępowania powypadkowego czy sporządzenia dokumentacji z uwagi na trudności natury dowodowej.

Zawiadomienie o wypadku

Z przepisów rozporządzenia w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy wynika zasada, zgodnie z którą pracownik, który uległ wypadkowi, a jego stan zdrowia na to pozwala, powinien poinformować niezwłocznie o wypadku swojego przełożonego.

Regulacja odnosi się do pojęcia pracownika – czyli w rozumieniu Kodeksu pracy osoby, która jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Ustalanie okoliczności przyczyn wypadku przy pracy nie wskazuje, że obowiązek zawiadomienia o wypadku dotyczy wyłącznie pracowników wykonujących pracę na terenie zakładu pracy – w siedzibie zakładu lub jego jednostce organizacyjnej. Obowiązek zawiadomienia o wypadku dotyczy pracownika w znaczeniu ogólnym, należy zatem przyjąć, że dotyczy również pracownika wykonującego pracę w trybie zdalnym – niezależnie od tego, czy jest ona realizowana jako wyłączna praca zdalna, hybrydowa, czy praca zdalna okazjonalna.

W przypadku pracy zdalnej kwestia zawiadomienia o wypadku może być dodatkowo uregulowana – np. w ramach zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną. Należy ponadto pamiętać, że w przypadku pracy zdalnej na podstawie oceny ryzyka zawodowego pracodawca opracowuje informację dla pracownika zdalnego w szczególności w zakresie zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego. W takich zasadach również może być wyeksponowany obowiązek zawiadomienia o wypadku – ze wskazaniem jego formy.

Tak jak w przypadku pracowników wykonujących pracę na terenie zakładu pracy, tak również w przypadku pracowników zdalnych forma zawiadomienia o wypadku nie została uregulowana. Jak najbardziej można zatem przyjąć, że dopuszczalną formą będzie zawiadomienie drogą telefoniczną, w ramach korespondencji elektronicznej – co może być później potwierdzone oficjalnym zawiadomieniem, które będzie częścią dokumentacji powypadkowej.

Obowiązek zawiadomienia w zakresie formy będzie oczywiście dostosowany do tego, czy do wypadku doszło podczas pracy wykonywanej w domu czy na przykład w razie pracy hybrydowej – na terenie zakładu pracy. Jeżeli zatem pracownik pracujący w trybie hybrydowym uległ wypadkowi na terenie zakładu – musi przestrzegać przyjętej w zakładzie formy zawiadamiania o wypadku – wówczas przyjęta forma zawiadomienia o wypadku zarezerwowana dla pracy zdalnej nie będzie miała zastosowania.

Ważne!

Niezależnie od tego, na jaką ostatecznie formę zdecyduje się pracownik zdalny w zakresie zawiadomienia o wypadku – zawiadomienie powinno zostać przyjęte.

Zasadą jest, że w razie wypadku przy pracy pracodawca jest obowiązany podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym i ustalić w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn wypadku oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom. W przypadku pracy zdalnej powyższy przepis może być stosowany odpowiednio. Można przyjąć, że obowiązkiem osób wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy na poziomie zakładu pracy nie będzie udanie się do pracownika zdalnego w celu udzielenia pierwszej pomocy. Wyjątkiem może być oczywiście sytuacja, kiedy pracownik zdalny mieszka bardzo blisko zakładu pracy.

Powołanie zespołu i jego skład

Jeżeli zawiadomienie o wypadku zostało złożone bezpośredniemu przełożonemu – wówczas powinien on przekazać je pracodawcy. W żadnym razie zawiadomienie nie powinno zostać zatajone przed pracodawcą na zasadzie uzgodnień między przełożonym a pracownikiem w styku „jakoś się dogadamy”. Niezależnie od tego, czy zawiadomienie trafi do pracodawcy bezpośrednio czy zostanie przekazane przez przełożonego pracownika zdalnego – pracodawca jest związany z takim zawiadomieniem co aktualizuje obowiązek powołania zespołu powypadkowego.

Przykład:

Pracownik zdalny zgłosił wypadek bezpośrednio pracodawcy drogą elektroniczną. Pracodawca na podstawie wstępnych informacji uznał, że nie będzie podstawy do kwalifikowania zdarzenia w kategoriach wypadku przy pracy i odmówił powołania zespołu powypadkowego argumentując, iż byłaby to strata czasu, a pracownicy wchodzący w skład zespołu mają pilniejsze zadania.

Postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Pracodawca nie ma prawa odmówić powołania zespołu powypadkowego i wszczęcia postępowania wyłącznie na podstawie własnej oceny sytuacji przedstawionej przez poszkodowanego.

Z przepisów rozporządzenia w sprawie w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy wynika, że w skład zespołu powypadkowego wchodzi pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy oraz społeczny inspektor pracy. W przypadku gdy pracodawca poszkodowanego pracownika zdalnego nie ma obowiązku tworzenia służby bezpieczeństwa i higieny pracy, w skład zespołu powypadkowego zamiast pracownika służby bezpieczeństwa i higieny pracy wchodzi:

• pracodawca lub
• pracownik zatrudniony przy innej pracy, któremu pracodawca powierzył wykonywanie zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy albo
• specjalista spoza zakładu pracy.

Jeżeli nie działa natomiast społeczna inspekcja pracy – wówczas członkiem zespołu powypadkowego jest przedstawiciel pracowników posiadający aktualne zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnie z przepisami dotyczącymi szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

W sytuacji gdy wypadkowi ulega pracownik zdalny – niezależnie od tego, czy pracuje na stałe w trybie zdalnym czy hybrydowo – pracodawca nie może zastosować odstępstwa i stosować uproszczonego trybu w zakresie składu zespołu powypadkowego.

Przykład:

Pracodawca z Warszawy zatrudnia dwóch pracowników zdalnych w miejscowości oddalonej o 100 km. Jeden z pracowników zgłosił wypadek – pracodawca poprosił drugiego pracownika zdalnego, aby ten podjechał i przeprowadził postępowanie dowodowe – oględziny, sporządził dokumentację zdjęciową.

Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Członkiem zespołu przypadkowego nie może być dowolny pracownik – tylko konkretne osoby wskazane w przepisach powypadkowych.

Bez zbędnej zwłoki

Z każdym dniem odtworzenie przebiegu zdarzenia, w wyniku którego pracownik zdalny doznał urazu lub poniósł śmierć (w zależności od skutku wypadku) będzie utrudnione. Zadaniem zespołu powypadkowego będzie zatem podjęcie niezwłocznych działań powypadkowych. Z przepisów rozporządzenia wynika, że zespół powypadkowy ma obowiązek podjąć czynności zmierzające do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, w szczególności:

1. dokonać oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadać warunki wykonywania pracy i inne okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku;
2. sporządzić szkic lub wykonać fotografię miejsca wypadku (jeśli to konieczne);
3. wysłuchać wyjaśnień poszkodowanego (jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala);
4. zebrać informacje dotyczące wypadku od świadków wypadku;
5. zasięgnąć opinii lekarza, a w razie potrzeby innych specjalistów w zakresie niezbędnym do oceny rodzaju i skutków wypadku;
6. zebrać inne dowody dotyczące wypadku;
7. dokonać prawnej kwalifikacji wypadku;
8. określić środki profilaktyczne oraz wnioski, w szczególności wynikające z oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy, na którym wystąpił wypadek.

Wskazany katalog czynności zmierzających do ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku nie ma charakteru zamkniętego – przepis określa jedynie zakres minimalnych działań zespołu, które są niezbędne na potrzeby prawidłowego ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, jak również dokonania jego prawnej kwalifikacji, czyli ostatecznego rozstrzygnięcia, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy czy nie jest.

Oględziny miejsca wypadku

Należy mieć świadomość, że przepisy o pracy zdalnej wprowadziły szczególne rozwiązanie w przypadku, gdy wypadek dotyczy pracownika zdalnego – będzie miało ono pierwszeństwo w stosowaniu przed przepisami rozporządzenia. Z Kodeksu pracy wynika bowiem, że oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

Ponieważ powyższe rozwiązanie prawne jest nowością na gruncie przepisów powypadkowych – podobnie jak sama instytucja pracy zdalnej, niezbędne jest wyjaśnienie wątpliwości, jakie mogą się wiązać z odstępstwem od przeprowadzenia oględzin miejsca wypadku. Jest to przecież podstawowe działanie zespołu powypadkowego.

Oględziny miejsca wypadku z udziałem pracownika zdalnego dokonywane są z oczywistych względów po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej. Przepisy mówią o zgłoszeniu – nie precyzując, kto dokonuje zgłoszenia. Można przyjąć, że zgłoszenie może zostać dokonane przez pracownika zdalnego, jak również w kontekście omawianego przepisu – przez domownika. Przepisy nie wskazują, czy domownik powinien być osobą pełnoletnią, czy nie – z ostrożności zalecanym postępowaniem będzie przyjęcie zgłoszenia również w sytuacji, gdy wypadek zgłosi na przykład dziecko pracownika.

Termin przeprowadzenia oględzin

Przepis dotyczący przeprowadzania oględzin, w sytuacji gdy poszkodowanym w wypadku jest pracownik zdalny mówi, że termin przeprowadzenia oględzin przez zespół powypadkowy powinien być uzgodniony przez pracownika poszkodowanego (lub domownika) oraz członków zespołu powypadkowego. Rozporządzenie powypadkowe z jednej strony mówi o wymogu niezwłocznego działania – regulując termin prowadzenia postępowania powypadkowego, z drugiej zaś – poszkodowany lub domownik mają pewną elastyczność w zakresie kształtowania terminu przeprowadzenia oględzin.

Zdaniem eksperta

Rekomenduję zespołowi powypadkowemu uświadomienie poszkodowanego lub domownika, że na potrzeby postępowania powypadkowego oględziny powinny być przeprowadzone niezwłocznie, tym bardziej, że zespół powypadkowy ma 14 dni na sfinalizowanie postępowania od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku.

Przepis szczególny dotyczący postępowania powypadkowego w stosunku do pracownika zdalnego nie wskazuje na formę uzgodnień między zespołem powypadkowym a poszkodowanym lub domownikiem. Można przyjąć, że nie ma przeciwwskazań, aby stosowne ustalenia zapadły drogą telefoniczną – uwzględniając zasadę szybkości i prostoty postępowania.

Stroną w uzgodnieniach z zespołem powypadkowym w zakresie terminu przeprowadzenia oględzin jest oczywiście poszkodowany. Będzie on wyłączony dopiero w sytuacji, gdy z uwagi na stan zdrowia nie będzie w stanie tego terminu uzgodnić. Oczywistą sytuacją będzie wyłączenie poszkodowanego w przypadku wypadku śmiertelnego. Wypadki ciężkie, które w przypadku pracy zdalnej mogą stanowić marginalny procent mogą również powodować wyłączenie poszkodowanego z ustaleń dotyczących terminu przeprowadzenia oględzin.

Odstępstwo od przeprowadzenia oględzin

Szczególnym rozwiązaniem, które może być stosowane wyłącznie w sytuacji, gdy wypadkowi ulega pracownik zdalny, jest możliwość odstępstwa od dokonywania oględzin. W pozostałych przypadkach nie ma możliwości odstąpienia od przeprowadzenia tej kluczowej dla postępowania powypadkowego czynności.

Ważne!

Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku pracy zdalnej wyłącznie w przypadku, gdy uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą wątpliwości.

Regulacja przewidująca możliwość odstąpienia od przeprowadzenia oględzin może budzić istotne wątpliwości w praktyce. Należy bowiem zauważyć, że stroną decydującą w zakresie możliwości skorzystania z odstępstwa jest wyłącznie zespół powypadkowy. Oznacza to, że poszkodowany lub rodzina, w przypadku wypadku śmiertelnego, nie mają bezpośredniego roszczenia w sprawie przeprowadzenia oględzin, jeżeli zespół powypadkowy uzna, że okoliczności zdarzenia nie budzą wątpliwości. Poszkodowany ma jednak zawsze możliwość wniesienia uwag i zastrzeżeń do postępowania powypadkowego. Jeśli zespół powypadkowy zdecyduje się na odstąpienie od przeprowadzenia oględzin, poszkodowany będzie miał wówczas prawo podnieść zarzut, że w jego ocenie oględziny powinny zostać przeprowadzone.

Świadkowie wypadku

Tak jak istnieje możliwość odstąpienia od przeprowadzenia oględzin w przypadku pracy zdalnej, tak przepisy nie przewidują możliwości odstąpienia od pozostałych obligatoryjnych elementów postępowania powypadkowego. Niezbędne jest zatem wysłuchanie poszkodowanego pracownika zdalnego – oczywiście, jeżeli jego stan na to pozwala.

Istotnym źródłem informacji są również świadkowie wypadku, od których należy zebrać informacje. W typowych przypadkach świadkami wypadków są współpracownicy. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku pracy zdalnej hybrydowej, kiedy do zdarzenia dochodzi w dniu pracy realizowanej na terenie zakładu. Jednak w przypadku gdy praca jest wykonywana wyłącznie poza zakładem lub dochodzi do wypadku w dniu, kiedy pracownik pracujący hybrydowo świadczy pracę w domu, uzyskanie informacji od świadków zdarzenia może się komplikować.

Praca zdalna nie jest pracą wykonywaną przy jednoczesnej obecności współpracowników, miejsce pracy zdalnej nie jest objęte monitoringiem zakładowym. Jeżeli jednak do zdarzenia doszło w obecności domownika – można przyjąć, że jak najbardziej właściwym postępowaniem będzie zebranie informacji od niego w charakterze świadka.

Wysłuchanie świadków

Przepisy nie wskazują w sposób bezpośredni, jaką formę należy przyjąć w ramach wysłuchania poszkodowanego pracownika. Skoro przepis wskazuje na obowiązek wysłuchania to wydaje się, że należy w pierwszej kolejności stworzyć pracownikowi warunki, w ramach których będzie miał możliwość wyjaśnić istotne okoliczności dla postępowania powypadkowego. Podobną praktykę można przyjąć w przypadku świadków zdarzenia. Jak najbardziej właściwym będzie udokumentowanie zarówno czynności wysłuchania, jak również zebrania informacji od świadków.

Opinia lekarz

Kluczową kwestią jest opinia lekarska. Cechą wypadku jest uraz rozumiany jako uszkodzenie tkanek lub narządów wskutek działania czynnika zewnętrznego. Ocena urazu wykracza poza kompetencje zespołu powypadkowego. Zasięgnięcie opinii lekarskiej będzie zatem niezbędne. W przypadkach wątpliwych można również uzyskać opinię w zakresie tego, czy w wyniku zdarzenia opisywanego przez pracownika, uwzględniając jego przebieg, istniała możliwość doznania urazu, który pracownik wskazuje jako związany z pracą.

Termin 14-dniowy

W sytuacji gdy wypadek został zmuszony przez pracownika zdalnego, został powołany zespół powypadkowy, to obowiązuje 14-dniowy termin sporządzenia protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. Tym samym przepisy dotyczące pracy zdalnej nie wprowadzają żadnych modyfikacji dotyczących terminu, w jakim powinien zmieścić się zespół powypadkowy w zakresie postępowania powypadkowego.

Wątpliwością mogą się pojawić, jeśli chodzi o rozpoczęcie terminu 14-dniowego. Czy termin rozpoczyna swój bieg od momentu uzyskania przez pracodawcę informacji o wypadku, czy od dnia, kiedy zespół powypadkowy dowiedział się o zdarzeniu? Przepisy nie regulują bezpośrednio powyższej kwestii. Można jednak przyjąć, że termin 14-dniowy jest terminem dla zespołu, który nie powinien być ograniczony w sytuacji, gdyby pracodawca spóźnił się z niezwłocznym powołaniem zespołu.

14-dniowy termin na sporządzenie protokołu ma charakter terminu instrukcyjnego. Oznacza to, że jego przekroczenie nie spowoduje, że postępowanie będzie nieważne. Naruszenie terminu jest możliwe, powinno jednak wynikać z uzasadnionych przeszkód lub trudności.

Przykład:

Doszło do wypadku z udziałem pracownika zdalnego, o czym pracodawca został zawiadomiony przez małżonkę zatrudnionego. Z uwagi na stan zdrowia pracownik trafił do szpitala. Termin przeprowadzenia oględzin miejsca wypadku nie został ustalony niezwłocznie – małżonka poszkodowanego ma kilkudniowy wyjazd służbowy.

W powyższym przypadku można przyjąć, że jak najbardziej dopuszczalnym postępowaniem, z uwagi na trudności w postępowaniu, będzie przedłużenie postępowania. Ustalenie okoliczności i przyczyn wypadków w terminie późniejszym wskutek uzasadnionych przeszkód lub trudności wymaga podania przyczyn tego opóźnienia w treści protokołu powypadkowego.

Czynny udział poszkodowanego

Sam fakt zgłoszenia wypadku i wysłuchania pracownika zdalnego w związku ze zgłoszonym wypadkiem w żadnym razie nie zamyka jego udziału w postępowaniu. Należy bowiem pamiętać, że zespół powypadkowy jest obowiązany zapoznać poszkodowanego z treścią protokołu powypadkowego przed jego zatwierdzeniem. Ponadto poszkodowany pracownik zdalny ma prawo zgłoszenia uwag i zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole powypadkowym, o czym zespół powypadkowy jest obowiązany pouczyć poszkodowanego.

Poszkodowany ma prawo wglądu do akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów oraz kopii.

W przypadku pracownika pracującego w zakładzie pracy, jak również pracownika zdalnego pracującego w trybie hybrydowym w ramach okazjonalnej pracy zdalnej, który nie dostał orzeczenia stwierdzającego czasowo niezdolność do pracy po wypadku, możliwość czynnego udziału w postępowaniu nie budzi większych wątpliwości – pracownik w zakładzie pracy ma prawo kontaktować się z zespołem powypadkowym, w tym analizować akta postępowania powypadkowego.

Inaczej sytuacja będzie wyglądała w przypadku pracownika pracującego wyłącznie w trybie zdalnym, kiedy miejsce wykonywania pracy jest znacznie oddalone od zakładu pracy. W takim przypadku dużo zależy od indywidualnych ustaleń między poszkodowanym a zespołem powypadkowym. Nie można wykluczyć przekazywania wszelkich informacji poszkodowanemu drogą elektroniczną – oczywiście z uwzględnieniem niezbędnych zasad ochrony danych.

W przypadku pracy zdalnej strony mają dużą elastyczność w zakresie kształtowania miejsca zapoznania poszkodowanego z dokumentacją, w tym finalizowania protokołu do czego niezbędny jest podpis poszkodowanego. Wszelkie czynności mogą być realizowane w miejscu wykonywania pracy zdalnej, jak również na terenie zakładu pracy. Pracownik zdalny ma przecież nieskrępowany wstęp do zakładu na równych zasadach, jak inni pracownicy.

Zatwierdzenie protokołu przez pracodawcę

Rola pracodawcy pracownika zdalnego w postępowaniu powypadkowym nie kończy się wyłącznie na formalnym przyjęciu zgłoszenia oraz powołaniu zespołu powypadkowego. Z przepisów powypadkowych wynika, że obowiązkiem pracodawcy będzie zatwierdzenie protokołu powypadkowego nie później niż w terminie 5 dni od dnia jego sporządzenia. Termin pięciodniowy jest dla pracodawcy wiążący. Nie ma znaczenia, czy zespół powypadkowy przeprowadził postępowanie i sporządził protokół powypadkowy w terminie 14 dni, czy ze względu na szczególne okoliczności – w terminie późniejszym.

Pracodawca zwraca niezatwierdzony protokół powypadkowy, w celu wyjaśnienia i uzupełnienia go przez zespół powypadkowy, jeżeli do treści protokołu powypadkowego zostały zgłoszone zastrzeżenia przez poszkodowanego lub członków rodziny zmarłego wskutek wypadku pracownika albo protokół powypadkowy nie odpowiada warunkom określonym w rozporządzeniu.

Ważne!

Zwrot protokołu powypadkowego może nastąpić w związku ze zgłoszeniem przez pracownika zdalnego zastrzeżenia dotyczącego nieprzeprowadzenia oględzin – w przypadku gdy zespół podjął decyzję w zakresie niekwalifikowania zdarzenia w kategoriach wypadku przy pracy.

Obowiązkiem zespołu wypadkowego po dokonaniu wyjaśnień i uzupełnień jest sporządzenie nie później niż w terminie 5 dni nowego protokołu powypadkowego. Należy do niego załączyć protokół powypadkowy niezatwierdzony przez pracodawcę.

W praktyce może powstać wątpliwość, czy pracownik zdalny ma prawo wnieść zastrzeżenia do protokołu, który został sporządzony w terminie 5 dni – czyli protokołu drugiego, z uwzględnieniem uzupełnień oraz wyjaśnień?

Odnosząc się do powyższego dylematu, należy przyjąć, że poszkodowany pracownik zdalny ma prawo wnieść zastrzeżenia wyłącznie do pierwszego protokołu. Drugi protokół jest bowiem protokołem, który jest sporządzony z uwzględnieniem zastrzeżeń – gdyby ich nie było pracodawca zatwierdziłby pierwszy protokół bez konieczności jego zwrotu do zespołu powypadkowego.

Gdyby przyjąć, że uprawnieniem poszkodowanego pracownika zdalnego jest wniesienie zastrzeżeń również do protokołu drugiego, sporządzonego na skutek zwrotu pierwszego protokołu przez pracodawcę, wówczas postępowanie powypadkowe mogłoby się nigdy nie zakończyć. Poszkodowany miałby przecież możliwość ciągłego kwestionowania protokołu do czasu, aż zespół powypadkowy nie zmieni kwalifikacji zdarzenia na wypadek przy pracy.

Należy pamiętać, że zatwierdzony protokół powypadkowy pracodawca powinien niezwłocznie doręczyć poszkodowanemu pracownikowi zdalnemu. W przypadku pracy wykonywanej regularnie poza zakładem nie można wykluczyć wysłania protokołu drogą pocztową, w sytuacji pracy zdalnej hybrydowej lub okazjonalnej – nie ma przeszkód, aby protokół został przekazany podczas wizyty pracownika w zakładzie.

Podsumowanie

Postępowanie powypadkowe ma na celu w szczególności określenie środków profilaktycznych oraz wniosków tak, aby do podobnych zdarzeń nie dochodziło w przyszłości. Tym samym elementem postępowania powypadkowego musi być refleksja na temat bezpieczeństwa pracy zdalnej.

Uwzględniając powyższe, wypadek pracownika zdalnego powinien być powodem do przeanalizowania oceny ryzyka zawodowego pracownika zdalnego. Należy pamiętać, że na podstawie takiej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Praca zdalna wykonywana regularnie, jak również hybrydowo czy okazjonalnie, nie wyłącza możliwości wystąpienia wypadku, który ostatecznie będzie mógł być kwalifikowany w kategoriach wypadku przy pracy. Właściwa ocena zdarzenia nie może jednak nastąpić bezpośrednio po dokonaniu zgłoszenia. Tym samym nie ma możliwości odmowy wszczęcia postępowania powypadkowego wyłącznie na tej podstawie, że ze wstępnych informacji może wynikać, iż wypadek nie będzie kwalifikowany w kategoriach wypadków przy pracy – w szczególności uwzględniając na przykład ewidentne zerwanie związku wypadku z pracą. Ocena taka, jak również uzasadnienie odmowy uznania wypadku jako wypadku przy pracy, musi nastąpić w trakcie postępowania powypadkowego i znaleźć się w treści protokołu.

Wyjątkiem od standardowej procedury powypadkowej będzie możliwość odstąpienia od przeprowadzenia oględzin w miejscu wykonywania pracy zdalnej – na podstawie decyzji zespołu powypadkowego. Zespół powinien z tego uprawnienia korzystać ze szczególną ostrożnością, ponieważ oględziny stanowią jeden z podstawowych elementów postępowania powypadkowego. Odstąpienie od przeprowadzenia oględzin miejsca wypadku pracownika zdalnego może generować spory.

• ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1465),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. z 2009 r. nr 105, poz. 870).